銀行のCSVデータから自動で勘定科目が出るようにするエクセル効率化の方法 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

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銀行のCSVデータを使って普通預金などのデータを弥生会計などの会計ソフトに取り込む際に、エクセルの関数を使って勘定科目が自動で出るようにすると作業が効率化されとても楽になります。今回のブログではこの方法をお伝えします。

これが完成後のエクセルです。銀行のCSVデータを貼り付けるだけで、このようにI列に勘定科目が自動で出るようになります。

１．エクセルの関数はまずベースを先に作っておく

まず、以前もお話したように、関数ボックスを使うのではなく、作業の効率性と正確性を高めるためにセルに直接に関数を入れていきます。そして、その準備としてある程度の下地を左記に作っておきます。

まずは、「=IF(D4=”あ”,”い”,””)」と一番ベーシックなIF関数を作ります。下記のようにエクセルの余白に作ります。また、最初に「’」を入れて、関数として認識されないようにします。認識されると変更する都度に関数が自動で参照計算をして、作業の邪魔になるからです。

I2セルに、「’=IF(D4=”あ”,”い”,“”)」と入力します。一番シンプルなF関数です。D4列の摘要が「あ」なら「い」である勘定科目をD4セルに表示するという意味です。最後の「“”」は、該当がなければなにも表示しない、という意味です。

「あ」は、銀行のCSVデータの摘要などに記載されている文字、「い」は勘定科目です。関数ボックスを使って一から関数を組んでいくと、作業の効率が悪くなり、間違えるもとにもなるので、それを避けるためにこのような方法をとります。

２．コピー＆ベースとでベースで作った関数の厚みを増やす

そして、「IF(D4=”あ”,”い”,」をコピーして、「‘’」の直前に貼り付けます。

その際には、ショートカットキーを使って、「CTRL」キーを押しながら「V」キーを押していきます。連打します。

今回は6回CTRL+Vを連打しました。このようになりました。

「’=IF(D4=”あ”,”い”,IF(D4=”あ”,”い”,IF(D4=”あ”,”い”,IF(D4=”あ”,”い”,IF(D4=”あ”,”い”,IF(D4=”あ”,”い”,IF(D4=”あ”,”い”,””)」

そして、「‘」から後ろの関数をコピーして、

I4セルにカーソルを合わせた、関数ボックスに貼り付けします。

すると、このようなボックスが出てくるので、「はい」を選択すると、

３．参照する会社名や勘定科目を後から一気に設定する

このようになりましたが、まだ「あ」「い」のままなので、I4セルには何もでません。

まずは、「あ」を摘要の内容に変更していきます。「アスモチ（カ）をコピーして、

関数ボックスの中身に貼り付けていきます。

その他も「あ」のところに摘要を貼り付けていきます。6行目「BZ手数料」と7行目「振込手数料」はD列でなくC列を参照する必要があるので、そのようにします。8行目の「ＸＸショウカイ（カ）は、今回はあえて自動化しません。

次に、勘定科目である「い」も一気に変更します。すると、このように正しく「売掛金」がI4セルに表示されました。

下のセルにも貼り付けすると、すべて正しく表示されました。

4.自動で表示される勘定科目は「仮」として扱う

勘定科目について、なぜI列の「仮」とJ列の「確定」を作っているかというと、例えば継続性のない1回だけの支払である先などがあることを想定しているからです。J列はすべてI列を「＝」で参照させて、なにもなければ「仮」がそのまま「確定」になるようにしています。一回だけの取引や初めての取引、または関数で組んだ科目を変更しなければならない時には、I列の関数を変更することなく、J列の該当セルだけを変更することによって、勘定科目を確定させることができます。

こうすることによって、I列の関数を常に最新の状態で継続させることができるようになります。そして、新しい継続取引先や支払先があればその都度関数を加えていくことで、毎月銀行データを貼り付けるだけで仕訳のベースが一瞬で出来て、経理などの作業の効率性を飛躍的に高めることが可能となります。

今回はIF関数だけを使いましたが、OR関数を使うことでさらに効率化が可能となります。
エクセルOR関数を使って長ったらしいIF関数をシンプルで効率的にする方法

弥生会計にエクセル仕訳データを取り込む方法にについては下記のブログを参照ください。
弥生会計にエクセルの仕訳データを取り込む方法

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