売上や経費などの毎月の数字を前年と比較しながら一覧できるエクセル月次推移表【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。
公認会計士・税理士として20年の経験から、会計税金などの数字とエクセルの組み合わせのスペシャリストを自負しています。

このような売上高や粗利益、経費や営業利益などの毎月の数字の推移を、前年の同月と比べながら知りたい、という社長は多いと思いますが、弥生などの会計ソフトから出る資料ではそのようなものがありません。そこで、弥生会計を使っているケースを例に、前年同月比較の月次推移表をエクセルで簡単に作る際のポイントについてお話します。

１．弥生会計から月次推移のデータをダウンロードする

まずは弥生会計で、「集計」→「残高試算表」→「月次推移」を選択します。

すると、「残高試算表（年間推移）」の画面になりますので、左上の「Excel」マークをクリックします。すると、「Excelへの書き出し」の画面がポップアップされますので、「新規のファイルに書き出す」にチェックが入っていることを確認した上で、「OK」します。

すると、しばらくするとこのようなエクセルが出力されます。

そこで、左下の「損（損益計算書）」シートを選択した上で、左上の「◢」をクリックしてシート全体を反転させます。

そして、月次推移表を作る新しいエクセルのブックに貼り付けします。そして、このシートをコピーしてもう一つ同じシートを作っておいてください。

２．ベースとなる関数を作る

ベースとなる関数をまず作ってから、それをコピー＆ペーストすると、驚くほど効率的に正確に月次推移表などを作成することができます。そこで、まずは最初のベースとなる関数を作っていきます。

（１）VLOOKUP関数

売上高などの勘定科目のA列と4月以降の会計数字の間に空白セルの列を数列挿入します。そして、C3セルにカーソルを合わせた状態で、左上の「fx」マークをクリックして、「関数の挿入」ボックスを呼び出し、「関数の検索」欄に「VLOOKUP」を入力して「検索開始」を選択すると、「関数名」ボックスに「VLOOKUP」関数が表示されるので、「OK」を選択します。

すると「関数の引数」ボックスが表示されるので、「検索値」に参照したい数字である「売上高」が入力されているA3セルをクリックします。

「範囲」は、最初に弥生会計からダウンロードしておいた前期の推移データを貼り付けたシートに移動して、左上の「◢」をクリックして全体を反転させます。

「列番号」には検索する元の月次推移データで左から2列目にあることを意味する「２」を、「検索方法」には、「FALSE」を入力します。

すると、このように正しい数字がC3セルに入力されます（F列は、このような確認用に置いておいたデータですので、後ほど消します）。

（２）参照するセルを固定する「＄」

次に、これをコピーして使うための加工をしていきます。関数ボックスの「sheet1!1:1048576」を反転させた状態にします。

そのままでキーボードの左上にあるF4キーを押すと、上記のように「＄」マークが付されて、セルの範囲が固定されます（他のセルにコピーしても移動しないという意味です）。

ここまで出来た状態で、下のセルにもコピーすると、このように正しい数字が入ります。

次に、左上の「fx」マークをクリックして「関数の引数」を再度呼び出し、「列番号」を２から下記のように変更します。

「列番号」は、「C$1」とします。「$1」は、横軸である行を1行目に固定したといことを意味します。また、C１セルC2セルに２と３を入力します。

その上で、このように変えたセルを他のセルに貼り付けすると、このように正しい数字が導かれます。

ここでシート名などを少し整理します。目的である前期と当期の月次推移表の名前を「推移」、前期の元データを「前期」、また当期のデータも同様に弥生からダウンロードして貼り付けたシートを「当期」とします。また、前期の列の右に、当期の列を新しく挿入して作ります。そして、当期の数字を引っ張てくるために、まずはC4セルをD4セルにコピーします。すると、このように「♯VALUE！」と出ます。