領収書を紛失してしまった場合の対処方法 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。
経費の立替をしていたのに領収書を何処にしまったのか忘れた。いらないと思って捨ててしまったとかありませんか。
今回は領収書を紛失してしまった場合の対処方法を記載いたします。

領収書の必要性

領収書は経費を支払ったことを証明する大事に書類となります。
また、税務申告を終えた後も7年間は領収書を保管しなければなりません。

ちなみに、税務調査で領収書が無かった場合は経費としての計上が認められない可能性があります。

紛失後の対処方法

再発行

探しても無い場合には領収書の再発行をしてもらいましょう。
しかし、領収書は金銭を受け取った側に発行する義務はありますが、再発行する義務はありません。そのため、金銭を受け取った側の裁量となります。

レシート

領収書の代わりとしてレシートは代用することができます。
しかし、レシートには宛名が記入されていないため私的に購入したのではと疑われます。
高額なものを購入した場合にはレシートより領収書をもらうようにしましょう。

利用明細・振込明細

クレジットカードや銀行振込であれば、クレジットの利用明細や通帳記録など、改ざん不可能な書類を領収書の代用とすることも可能です。

出勤伝票

現金を支払ったときに発行する出勤伝票を活用しましょう。
冠婚葬祭用の出費や領収書が発行されない性質の出費には出金伝票が使用されます。
そのため、領収書に記載されるはずだった金額を出勤伝票に記入することで証明書の代用にします。

また、支払日時、相手の名称、支払金額、支払目的を漏れなく記載し領収書関係の書類と一緒に保管しましょう。

自腹

上記までの方法が利用できない場合は、残念ながら自腹での支払いになります。
なぜなら、紛失申請が可能になると経費を誤魔化すスタッフに悪用される可能性があるためです。

絶対にしてはいけないこと

以下の行為は経費として認められない、脱税行為になるので絶対にしてはいけません。

・領収書のコピー
・白紙の領収書の発行してもらい、金額を自分で記入する方法
※白紙の領収書を渡した側は不正加担という認識を税務署に持たれます。

ここまで、領収書が紛失してしまった場合の対処方法について記載いたしました。
紛失しないことが一番良いのですが、もし紛失してしまった場合にはしかるべき方法で解決するようにしましょう。

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