銀行での振込や支払が面倒だと感じたら 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。
仕入先への買掛金の支払や家賃などの経費の支払いを銀行のAMTなどで振込処理するのは結構な手間ですよね。この手間を何とかしたい減らしたい楽したいと思っている方は、是非に今回のブログを読んでいってください。
Table of Contents
１．銀行などでの振込や支払から他の手段に変更する
まずは、銀行などの金融機関で支払・振込するという作業そのものを無くす方法についてお話します。
（１）口座振替に変更する
①口座振替とは
銀行から支払が発生するという点では普通に振込の処理をするのと同じですが、口座振替を利用することにより、事前に決められた日に、例えば請求対象月の翌月末などのあらかじめ決められた日に自動で支払がなされるので、毎月だれかが振込の処理・作業をするという行為自体を無くすことができます。事前に請求書が届くので、支払が必要なこと自体は確実に把握できます。
②口座振替に変更するための手続き
今まで銀行で支払・振込の処理や手続きをしていた支払先への支払いを口座振替に変更するには、支払先にその旨を伝えれば、その用紙を用意してくれるので、必要事項を記入して支払先に提出すれば手続きは完了します。その際には、必ず銀行印が必要となりますので、忘れずに押印しましょう。書類を記入するのは手間ですが、1回すればあとは毎月銀行で振込・支払の処理や作業をしなくて良くなるので、事務作業の効率を上げることができます。
（２）クレジット・カード支払いにする
クレジット・カード支払いに変更することで、上記の口座振替と同様の効果を得ることができます。さらに、ポイントが溜まったり、カード会社によっては銀行で支払うよりもクレジット・カードの指定銀行口座からの引き落としが１，２カ月遅くすることができるので、クレジット・カードへの切り替えをした最初のタイミングのみの効果ではありますが、資金繰りを改善することが可能です。
2.Web銀行を利用する
いまメインで使っている銀行などの金融機関は、ほぼ100％の確率でWeb銀行の機能を持っていますので、支払を行っている金融機関を変更するなどの面倒はありません。
①Web銀行を利用するメリット
Web銀行を利用するのも、わざわざ銀行のATMや窓口に出向かなくて良い、列に並ばなくて良い、連続して振込をすることによって後ろに並んでいる人たちに白い目で見られることもなくなります。
また、Web銀行を利用することにより、通帳の明細データなどをWeb銀行のページ経由でエクセルのようなCSVというファイルで入手することが可能です。このデータを利用することにより、毎月の会計ソフトなどへの入力作業、記帳の作業を大幅に効率化することができます。
さらに、窓口やATMを利用するよりも手数料が少し安くなっているケースが大半です。
②Web銀行に変更するための手続き
いま既に使っている銀行のWebページにWeb銀行についての情報が必ず乗っていますし、わからなければ銀行などの担当にひとこと言えば、用紙を用意してくれますので、それに記入をして提出すれば、Web銀行の申請手続は終わります。
そして、申し込みから1週間から2週間程度で銀行などから書類とトークン（電子端末）などが届きます。これですべてが揃いました。
③Web銀行へのログインの方法や利用の仕方
Web銀行のページに最初にログインする時は、すこしいろいろと設定が必要ですが、数分あれば終わるケースが多いです。そして、ログインした時や実際の振込・支払の処理や作業をする際には、トークンを使って暗証番号を入力することになります。セキュリティ確保のためです。
④Web銀行で出来ること
基本的に、ビジネスで必要なことはすべてできます。振込や支払の処理はもちろん、通帳明細データの取得や、手続きをすれば支払手形（電子債務）の発行なども可能です。
⑤Web銀行を使うコスト
株式会社などの法人の場合、通常、月で3千円くらいからWeb銀行が利用可能です。通帳CSVデータの取得や総合振込などの少し良い機能を利用できるようにするには5千円から8千円くらいのコストが必要な金融機関などもあります。
⑥Web銀行を使う際の留意点
a.セキュリティリスク
WEBを使っているということで、リアルな口座に比べてセキュリティ上のリスクが高いです。金融機関の推奨する頻度でのパスワード変更やセキュリティツールの利用などを心がけることがリスクを低減することになります。また、パスワードや物理的なトークンの保管にも最新の注意が必要です。
b.パスワードなどが分からなくなるリスク
２つや３つくらいのパスワードが必要な銀行もあります。それぞれのパスワードが何をする際に求められるパスワードなのかを明確に正確に把握したうえで、記録して保管しておく必要があります。そうでないと、いざという時に支払や振込の処理が出来ずに、急いで銀行のATMに走らなければならないことになります。
３．振込・支払を代行してくれる外部の会社に外注アウトソーシングする
銀行に行って振込や支払の処理をする手間を省く最後の方法が、振込や支払の代行をしてくれる外部の会社に外注することです。
これらの会社も大きく２つのタイプがあって、ひとつは比較的大手の会社が独自の支払システムを利用者に使ってもらって行うものと、そうではなくあくまでの上記でご説明した依頼者である会社などのWeb銀行の仕組みを使って行うものです。
独自の支払いシステムの大きなメリットとしては、振込手数料の削減が見込めることですので、大量な支払処理があって支払手数料の削減自体に大きな意味のある会社にはフィットしています。しかしこのシステムでは振込の処理や作業自体は依然として依頼者である会社のスタッフなどが作業を実施する必要があります。一方で、Web銀行の作業や処理自体を代行する後者の業者に依頼すれば、面倒な振込などの処理自体を行う必要が無くなります。
そして、ジム楽では後者の振込・支払代行をお受けしています。ご興味あれば是非にお声がけください。
自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング・サポート『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。