小さな会社に小口現金は必要か？エクセル小口現金表の例示も 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

オフィスに小口現金が無いのだけど、あるのが普通では？とお悩みのかた。どのように小口現金を管理・運用すれば効率的なのかお悩みのかた。そんな方は是非に今回のブログをご参考に。エクセル小口現金表のポイントも含めて解説しています。

１．小口現金とは？メリット、デメリットは？

（１）小口現金とはちょっとした経費の支払などに備えてオフィスに置いておく少額のお金のこと

小口現金の定義はこのようなものになります。荷物の着払いなどがピンと来る例だと思います。その他にも、現金で払う必要のあるちょっとした支払が該当します。文房具屋や喫茶店などでの支払などです。

（２）小口現金を置くメリット：誰かが立て替えなくて良くなる

小口現金をオフィスなどに置いておくメリットは、着払い運賃などのすぐに支払わなければならない経費などの支払いをスムーズに行えることです。もし、小口現金がなければ社長なのかスタッフなのかに関わらず、誰かが一時的に建て替える必要があります。

（３）小口現金を置くデメリット：誰かが管理する必要がある

一方で、小口現金をオフィスなどに置くことによって、社長や経理の仕事をするスタッフなどの誰かが小口現金の残高などを管理する必要が出てきます。

２．小口現金を持つ場合に必要なルール

オフィスなどで小口現金を持つ場合には、下記のようなルールを定めて置くとスムーズに効率的に小口現金に関する作業や業務を行うことができます。

（１）小口現金を管理する人を定める

必須ではありませんが、小口現金を管理するスタッフを定めるというのが一つの方法です。いつも事務所にいる事務系のスタッフが担当するのが一般的です。着払いの運賃などを支払の際には、小口現金を入れている小金庫のようなものから必要な現金を取り出し、支払を行い、領収書をもらって、それを小口現金を管理しているエクセルなどの小口現金管理表に記載・記帳して、その都度に管理表の残高と実際の小口現金残高の一致を確認するのが理想です。

（２）スタッフが立替した経費精算のルールを定める

営業などのスタッフが立て替えたミーティングに使った喫茶店の支払や、交際費などの精算のルールも定めて置くと、事務の作業が効率的になります。例えば、原則として支払いをしてから一週間以内に精算する、などのルールを定めるということです。また、領収書やレシートに支払者の名前や簡単な内容を書くようにルール化すると、その後の経理の処理がスムーズになります。また、預金から小口現金に現金を補充するタイミングも、例えば毎月5日と20日などとルール化すると小口現金に関する作業がスムーズになります。

３．エクセルで作った小口現金管理表の例

エクセルで作った小口現金管理表の例をこのようなものになります。

直ぐに記入できるという紙の管理表の便利さも捨てがたいものがありますが、その後の経理の作業の効率性を考えると、パソコン上のエクセルの管理表で管理するというのが、作業の効率性という観点からはお勧めです。

小口現金管理表の項目として必要な事項は下記となります。

（１）精算した年月日

預金から小口現金に現金を補充した日、もしくは、経費を精算した日になります。

（２）出金、入金

小口現金から現金を出金した金額、もしくは、預金から小口現金に現金を補充した金額になります。

（３）残高

小口現金の残高となります。実際にある残高と相違が出た場合は、その都度に雑損失や雑益などの科目で差異を認識するのがお勧めです。エクセルの管理表の残高と実際の残高がズレている状態を続けるのはお勧めできません。複数のズレが溜まってしまうと訳が分からなくなる可能性があるからです。ミスは已む得ないものとしてその都度処理しましょう。

（４）支払者

経費を使ったスタッフなどを記録します。

（５）支払先等

経費を使った店や場所を記録します。

（６）内容

支払の簡単な内容について記載します。

（７）領収書の年月日

実際に経費を支払った日付を記入します。

４．結局、小口現金は必要か？

この問いの答えは、会社の規模や社長の性格に左右されると思います。本社以外の支店などがある場合には、支店には小口現金があった方が良いかもしれません。管理の目が届き難い傾向があるからです。一方で、数人のみで運営されていて本社のみしかない場合で、社長がざっくりした性格ならば、管理表で残高を管理せずに小口現金を置いておくのも悪くないかもしれません。もちろん、スタッフは領収書と引き換えにお金を精算する必要はあります。

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