一般事務の仕事内容や求められるスキルについて【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

一般事務と言われてイメージをするも、オフィスでの事務作業となんとなくイメージはできると思いますが、その業務内容はよくわからないとうい方が多いと思われます。
そこで今回は、一般事務の仕事内容などについて記載いたします。

一般事務とは

一般事務とは、特定の分野の事務業務を専門的に行うのではなく、様々な定型的な事務業務行います。

また、企業や配属される部署によって業務内容が変わるため、「一般事務は○○をする仕事です」と、お伝えする事はできませんが、様々な社内スタッフとコミュニケーションをとり、業務のサポートをする大事な役割をしています。

主な仕事内容

企業や配属される部署によって業務内容が変わると記載しましたが、一般事務の主な仕事を下記に記載いたします。

書類作成	見積書や請求書、会議の議事録など、様々な種類の書類作成を行います。ほとんどは、社内にあるテンプレートに沿って情報を入力します。
ファイリング	作成した資料や書類などをファイリングし誰が見てもわかるように整理整頓を行います。また、保管期限が定められている書類などもあるので、間違って捨てる事がないように保管する必要があります。
データ入力	顧客情報や売上データなどをパソコンに入力します。また、顧客情報や売上データは入力ミスをするとトラブルになるため、作業の正確性が求められます。
伝票処理・整理	入出金や売上、仕入、振替など、会社で動いているお金の流れを各伝票に入力し整理していきます。
郵便物の発送・仕分け	会社に届いた郵便物を、各部署に仕分けて届けます。また、自社から郵便物をまとめて郵便局に出しに行くこともあります。
備品管理・発注	文房具や消耗品、パソコン、コピー機などの管理も行います。また、備品の不足や不具合があった場合には、備品の発注や不具合のあった機器のメンテナンス依頼をします。
電話、メール対応	各部署や会社の代表宛てにかかってきた電話または、メールの対応や取り次ぎ行います。もちろん、自分宛ての電話やメールも含みます。
来客対応	取引先相手など、会社に来客があった場合に待合スペースや会議スペースに案内対応します。また、お茶出しや必要な場合は、会議室の準備や後片付けも行います。

一般事務に求められるスキル・取得すると便利な資格

一般事務に求められるスキルと取得すると便利な資格について記載いたします。

一般事務に求められるスキル

一般事務をするうえで求められるスキル3点ほどあります。

1,パソコンの操作

データ入力や資料の作成があるため、パソコンの操作はもちろんExcelやWordを使えることが必須です。
ただし、高度なスキルは必要ではありませんが、最低限のスキルは身に着けておきましょう。

2,コミュニケーション

来客、電話、メールなどの対応する機会もありますが、社内スタッフとのコミュニケーションが重要になってきます。
なぜなら、書類の作成や伝票の処理などスタッフから依頼や指示を正確に理解するために必要になります。

3,ビジネスマナー

会社の顔として、来客、電話対応を行うため、基本的なビジネスマナーを身に着けておく必要があります。

取得すると便利な資格

必ず取得しなければいけないわけではありませんが、持っていると役立つ資格をご紹介します。

1,日商PC

文書の作成、データ活用、プレゼン資料作成のスキルがあることを証明する資格となります。

2,日商簿記

企業の経理事務に必要な会計知識と、財務諸表の読み方、基礎的な経営管理や分析力のスキルがあることを証明する資格になります。

3,MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

MicrosoftのExcelやWordなどの利用スキルを証明するための資格となります。

ここまで、一般事務の仕事内容などについて記載いたしました。

一般事務を経験する事で、専門性の高い事務職へ挑戦することもできます。
求められるスキルはありますが、興味を持たれましたら一般事務に挑戦してみてください。

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