帳簿の作成（記帳作業）の間違えを簡単に発見するコツ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

弥生会計などの会計ソフトを使って帳簿を作成する際には、ちょっとしたコツを掴むだけで、その作業の間違えやエラーを発見することができます。記帳の作業のミスや間違いが多い、もしくは、そのようなチェックをするのに時間が掛かりすぎているなどのお悩みのある社長や経理スタッフのかたには、是非に今回のブログは見ていってください。

１．事務や経理の作業の正確性の確保には「森を見る」的なチェックが有効

買掛や経費の額などの月末の支払額をエクセルで集計する作業や、領収書や銀行のデータを会計ソフトに入力する記帳などの事務の作業には、個々の処理を正しく処理することや確認することも必要ですが、それと同時に全体がおかしくないか、なにか違和感が無いかを俯瞰的にチェックすることが、大きな間違いを起こさないという意味で、とても重要になります。これからの説明はまさにこの「森を見る」というチェックの代表的なものになります。

２．売上や経費などの損益は、全体の結果である試算表の累計額の前期比較でチェック

まずは、売上高や売上原価、粗利益、そして経費、営業利益などの損益計算書が正しいかどうかのチェックについてお話します。

このチェックを俯瞰的にするためには、試算表の損益計算書の部分を前期と比較することが必要になります。3月決算の会社でいま8月まで月次の決算が済んでいる状態だとすると、今期の4月から8月までの累計の数字と、一年前の前期の4月から8月までの累計の数字を比較するということです。

例えば、このようなものです。

そして、経費計が大きく増えていることにまず注目します。次に、ならば経費の中のなにが増えているのかを探しにいくと、地代家賃が大きく増えていることがすぐに分かります。そして、地代家賃の内容を調べた結果、過剰に地代家賃が計上されていたことが判明しました、ということになります。

３．預金や借入などの資産負債の残高は、試算表の期首からの動きのチェック

つぎに、預金、売掛金や在庫などの資産と、買掛金や未払金、借入金などの負債、そしてその差額の純資産などの情報である貸借対照表のチェックについてお話します。

こちらは１の損益計算書と違って、前期比較ではなく期首、すなわち今期の最初の日の各残高から今回の月末の各残高までの動きをチェックします。
例えば、抜粋ですがこのようなものです。

そして、各科目の動きを見てみますと、未払金が期首から今回の月末まで全く動いていないことが分かります。未払金の内容を調べてみたら、支払があるのに間違って処理していたことが分かりました、というようなことになります。

４．月ごとに並んでいる試算表の月の推移をチェック

また、今期の月ごとの数字の時系列の推移を眺めてみるのも間違いやミスを見つけるのにとても役に立ちます。会計ソフトでは、試算表のメニューで、「年間推移」などと表現されているケースが多いです。
例えば、損益計算書の例ではこのようなものになります。

そして、各科目の動きをなぞって見てみると、7月の経費が多いことが分かります。そして、7月の経費の眺めると、広告宣伝費が多いことが分かります。詳しく調べると、この月は政策的にGoogleの広告費を増やしていたことが判明しました。間違いではなかったのです。

５．「森を見る」順番はまずは小計や合計などから初めてブレーク・ダウン

既にお気づきかと思いますが、上記のような「森を見る」チェックはまずは小計や合計に注目して確認し、大きな動きや違和感のあった小計などについて、その構成要素を見ていく、ブレークダウンしていくことがポイントです。いきなり全体をなんとなく見ても、なかなか著変動を見つけることはできません。そういう意味で、上記の例では経費合計などからまず見て、その後にその構成要素である各科目を見ていくというアプローチをとったのです。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、

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