事務作業のミスが激減！しかもスピード・アップ！！それはこんなに簡単なことなのですよ。 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。
うちのスタッフに事務作業をお願いしているけど、牛のように遅いし初歩的な間違いが多すぎる、なんでやー、といつも叫んでいるあなた。今回のブログではそんなあなたにピッタリなお話を致します。
１．前処理をして段取りを良くする
たとえば、料理をイメージして頂きたいのですが、料理をスムーズにする人は段取りが良いですよね。野菜炒めを作るとすると、まずは野菜をいっぺんに洗って、まとめてピーラーで皮むきを来ない、最後に包丁でカットをして、なおかつ、その間に鍋を熱しておいて、最後にさっと炒めて、はい出来上がり！だと思います。
逆に、野菜を1つずつに洗い、皮むきをして、包丁でカットしているとそれだけ工程が増えるので、工程の切り替えの際の包丁を置くときなどにうっかり足の上に包丁を落としたりするリスクが増えます。もちろん、作業スピードは最悪です。
事務作業のスピードを上げつつミスを減らす、というのはこれととても似ています。
例えば、領収書の入力作業があるとしましょう。袋に入った膨大な量の領収書を一枚取っては会計ソフトに入力していく。パソコンでの入力を領収証1枚分だけして、また袋のなかから1枚取り出して、半分に折られているのを手で伸ばして開けて、マウスを持ってパソコンで入力する。
そりゃ、時間が掛かりますね。恐ろしくね。
お分かりだと思いますが、まずは領収書を袋から全部出して、交際費や消耗品や交通費などの科目別に仕分けして、それを科目別にホッチキスでとめる。これが前処理です。
その上で、パソコンに向かい、交際費などの科目ごとに一気に入力する。交際費が終われば、次は消耗品費を一気に入力する。
こうすれば、効率的ですし、科目を誤って入力するリスクも減りますので、正確性が高まりミスが減ります。
自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング・サポート『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。
２．綺麗にし過ぎない
これも料理が分かりやすいかもしれません。
料理をしている最中に、1個のじゃがいもの皮を剥く度にゴミ箱に入れていくとしたら、恐ろしく時間が掛かりますし、その都度、すこし土を含んだ水滴がキッチンの床に落ちることになるかもしれません。みなさんはそんなことはせずに、じゃがいもも人参もナスも全部剥いた時などにまとめてゴミ箱などに捨てることでしょう。
事務作業も同じです。領収書はノートに綺麗にはらなくて良いです。クリアファイルや封筒に一ヶ月ごとに、上記のように科目ごとにホッチキスされた束をまとめて入れておけば問題ありません。なぜなら、税務調査の時やたまに過去の領収書の内容を確認したいときにそれなりに簡単に検索できて目付けることができれば良いわけですから。
料理も最後の皿に盛る時はきれいにする必要があります。そのほうが美味しく感じるからです。それと同様に、事務作業もその目的に応じて手を抜くところは抜いて、必要なところは目的を達成できるレベルにしておけば十分です。
３．作業を実施した跡を残す
これはすこし料理で例えるのは難しいような気がします。
なので、しつこくて恐縮ですが、領収書の入力作業のたとえでいきます。たまに、現金で払い領収書をもらった経費を帳簿に入力するのをごっそり数か月分など抜けてしまうケースや、もしくは重複して2回同じ領収書のデータを入力してしまっているケースがあります。これは単純に防止できます。会計ソフトに領収書のデータを入力したら、それを入れている封筒に「●年●月●日入力済み㋙」と殴り書きすれば良いだけです。クリアファイルなら一番上に同様のメモを入れたら良いだけです。留意すべきは、年も入れることと、誰が実施したのかも入れることです。税務調査などで数年後に見る必要が出た時に、年が入っていなければ、領収書のそのもので年を確認する必要があるので、とてもめんどうくさいです。また、誰が処理したかが分かった方がなにか詳細を知りたい時に誰に聞けば良いかが分かるので、とても有用な情報です。
無駄なことも書いていたら結構な文字数になったので、続きは次回に致します。比較する形にする、森と木の両方の目線でチェック、そもそも正しいと思わない、他人目線、そもそもあなた事務作業じゃなくて営業したら？、が次回の続きの内容のつもりです。
自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング・サポート『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。