事務作業のミスが激減！しかもスピード・アップ！！こんなに簡単なことなのですよ【続編】【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス『ジム楽』ブログ】

オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

うちのスタッフに事務作業をお願いしているけど、牛のように遅いし初歩的な間違いが多すぎる、なんでやー、といつも叫んでいるあなた。今回のブログではそんなあなたにピッタリなお話を致します。

というのが前回のブログの続きを致します。

１．比較の形にする

仕入先への仕入れ代金である買掛金や外注費、家賃や広告費や会計事務所などへの報酬などの経費の支払などの支払業務を例にします。

営業事務と経理を手伝ってくれているスタッフに月末の銀行での支払をお願いしました。忙しい中で社長も請求書の束には目を通して確認した上で、お願いしました。

翌月の5日に会社に電話がかかって来ました。オフィスの管理会社からの家賃支払の督促です。そう、支払が漏れていたのです。オーナーからの家賃の請求書がたまたま別の書類に紛れてしまっていたのです。あちゃー。

さて、これをどうしたら防止できるか？簡単です。支払先毎の支払金額のリストを、月を並べる形で作成する、それだけです。下記のような感じです。

わざわざすべての請求書をエクセルに入力するのが手間だというご意見もあるとは思いますが、この支払いを支払先毎に集計してそれを月毎に並べた集計表は、下記のようないろいろな用途に活用できるとても有意義なデータです。

・支払漏れや二重払いを防止する

・過去の支払いの推移や変動を瞬時に判断できる

・資金繰り予測の基礎データとなる

料理の例えを復活させます。上記の１では忘れていました。

それぞれの料理はほぼ完璧においしい。でも献立全体を見ると、きんぴらごぼう、鶏のから揚げ、鰻のかば焼き、みそ汁、奈良漬。全体では彩が悪すぎますし、味が濃い過ぎますよね。

同様に、領収書で支払った経費を会計ソフトに入力する場合を想定してみます。50枚の領収書を入力した後に、正しく漏れなく入力されているかどうかを確認するには、どのようにするのが一番有効的で効率的だと思いますか？

一つ一つ領収書の金額と会計ソフトへの入力結果を確認する、しかも一回では不安だから3回くらい。確かにこれも一つの方法だとは思います。

では、こちらはどうでしょう。今回入力した領収書の50枚の金額合計を電卓で計算して、それと会計ソフトの今回入力された合計金額との一致を確認する。

そうです、これなら一発で金額についての誤りを発見することができます。すべての領収書の金額の合計を電卓を使って計算するのは少し手間に感じるかもしれませんが、2回も3回もすべてを見直しすることに比べれば、効率的で有効性が確実です。

これはいままでお伝えしたことに比べて比較的、難易度が高いかもしれません。でも、正確性を保ちつつ効率的に事務的な要素の高い作業を実施する場合には、とても大事なことだと思います。

これに対する有効な対応としては、作業を実施したらすぐに自己チェックをするのでなく、しばらく時間を空けてからチェックすることは有効な方法のひとつです。時間を空けることによって、自分でやった感覚が薄まり、他人目線で、他人が実施した仕事を確認する感覚が多少は持てるからです。

パソコンで作業をしてデータ上だけでチェックするのではなく、紙に打ち出して確認するのも、同様の効果が見込めます。紙に出力することにより、物理的なアウトプットが伴うため、手離れ感が他人目線を持つことにプラスに影響しているのです。

これを言ってしまうと元も子もないかもしれませんが、事務的な作業が向いていないという人は必ずいます。

・作業の結果が正しいかどうかが気にならない

・思い切りが良すぎる

・巨人の長嶋さん系の天才肌である

上記のような方々は、概ね事務的な作業には向いていません。その正確性はぼろぼろなケースが散見されます。

ただし、このような方々は「事務的な作業」に向いていないだけであって、逆に営業的な仕事では抜群のパフォーマンスを発揮するケースが多いです。ですので、事務的な作業の担当からは退いていただいて、営業的な仕事で本領を発揮してもらってはいかがでしょうか。

以上、2回に分けて、事務作業のミスを減らし効率性も上げるコツについてお話しました。最後にまとめておきます。

・前処理をして段取りを良くする

・綺麗にし過ぎない

・作業を実施した跡を残す

・比較する形にする

・森と木の両方のチェック

・そもそも正しいと思わない

・そもそも事務作業に向いてる？

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、

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