事務の作業で良く使うエクセルの関数などを分かりやすく解説：表を作成するバージョン 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

経理や営業などの事務の作業をする際には、エクセルを使うことが多いと思います。前任者から引き継いでなんとか作業をこなしているものの、もうちょっとエクセルを効率的に上手く使いたい、という事務のスタッフのかたなどは是非今回のブログを読んでいってください。

１．「＝」イコールと「＋」足す、「－」引く、「*」掛ける、「/」割るの記号の組み合わせ

下記のような表を作ることを例にして、その際に必要になる関数などの使い方をお伝えしていきます。

（１）まずは超基本の「＝」イコール記号

エクセルでは、「＝」イコール記号を驚くほど多用します。

例えば、上記のB6セル（縦軸の列「B」と横軸の行「６」のセル）に、売上高－売上原価＝粗利益となるような差引計算をさせたい場合には、B6セルに「＝B4－B5」と入力します。日本語で表現するなら、「B4セルはB4からB5を引いたもの」という感じでしょうか。この「B4セルは」というのが、まさに「＝」イコール記号の役割で、ベタに数字や文字を入れる時以外は、常に「＝」イコール記号が入ることになります。

（２）「－」マイナス記号など

そして、上記でご説明したように、引き算なら「B6＝B4－B5」と「－」マイナス記号で入力します。足し算なら「＋」プラス記号、掛け算なら「＊」アスタリスク記号、割り算なら「/」スラッシュ記号を入力します。

２．合計の計算をするSUM関数（サム関数）

次は、合計の計算をするSUM関数という、エクセルの代表的な関数です。

上記の表では、人件費から支払手数料までの5行の合計である経費合計をB12のセルに出す必要があります。

この場合は、まず左上で「ホーム」タブになっている状態で、合計計算をしたいB12セルにカーソルを置いた上で、右上の「Σ」マークをクリックします。すると、いったんはB12セルより上にある数字のセルの合計B4からB11までの合計が計算に設定されます。

そこで、合計の範囲を修正します。いま合計されている範囲の一番上の右の角のポッチとした点にカーソルを合わせて、左クリックしながらカーソルをＢ７セルまで下げます。本来の合計計算の始点となるセルまで下げて、合計計算を正しく補正するのです。

すると、このように正しくB7からB11の合計が計算されるようになりました。あとは、B13セルの粗利益B5セルから経費計B12セルを差引した営業利益B13セルは上記同様に「＝」イコール記号と「－」マイナス記号を合わせて入力すれば、B列は完成します。

３．関数などのコピーとペーストで作業を効率化

次に、B列で作った関数をコピーして、C列などにペースト（貼り付け）ます。わざわざ先ほどB列で作った3つの関数などを再度ゼロから作る必要はありません。

コピー元となるB5セルからB13セルのコピーです。B5セルを右クリックした後に左クリックしながらマウスをB13せるまで下方に移動させると、このように対象せるが少し黒く反転します。その状態で左上のハケのアイコンをクリックすると、書式（関数や色など）がコピーされます。

そして、ペースト先（貼り付け先）の領域の一番上のセルC6をクリックすると、このようにすべての関数や色などの書式がペーストされます。

D列の増減やE列の増減率も今までお伝えした関数や記号で計算可能です。

D列の増減は、例えば4行なら「D4＝C4-BA」、E列の増減率は、「E4=D4/B4」となります。

４．「％」パーセントなどの表示

次は、「％」パーセントなどの表示です。

元の書式のままでは、このように普通の数字で増減率が表示されてしまいます。

そこで、今までと同様に表示「％」に変更したい対象のセルB4からB13セルを反転させた上で、右上の「数値」のタブの「％」のマークをクリックすると、

このように「％」パーセント表示に変更されます。

５．文字やセルの色の変更

最後に、文字やセルの色を変更すれば完成です。が、こちらは以前に下記のブログでお話しているので、こちらをご参照ください。
エクセルの見栄えを良くして事務作業力のレベルアップ

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