経理仕事のボトルネックになっている４つの「不十分」からの脱却 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。
経理のスタッフの記帳などの仕事の精度が低く間違いが多い、仕事の効率性が悪くて時間もすごくかかっているとお悩みの社長、もしくは、経理のスタッフのかた。そんな方は是非に今回のブログを読んで頂けたら、経理の作業や仕事の正確性と効率性がアップすること間違いなしです。
目次
１．必要な社内などの情報が不十分
（１）適時に適切な情報がなければ力を発揮できない
会計帳簿を正確に作ろうと思っても、そのビジネスに関する様々な情報がないと実現できません。領収書や銀行の通帳はすべてそろっている必要があります。いつ商品を出荷したのか、いつ工事を引き渡したのかが分からなければ売り上げをいつの月で計上すれば良いのかわかりません。いつ商品を仕入れたのか、いつ外注先に仕事を納品してもらったのか、それが分からなければ仕入をどの月で計上すべきか分かりません。
経理の仕事が遅い原因として、このような情報が適時に経理に届かない、届いても中途半端な情報であるケースが多いです。そうすると、経理スタッフの仕事の出来上がり具合も中途半端になってしまいます。
（２）情報入手のルールを定める
もし、十分な情報が適時に経理に渡っていない状態であれば、まずは情報のルールを定めることが大事です。領収書ならば、経費精算のルールを決めてその通り運用することです。たとえば、毎月20日と5日に経費を精算する、などのルールです。そうすると経理スタッフは確実に領収書を入手することができます。また、例えば工事業ならば案件の状況を集約した案件リストを社内で共有して、案件ごとの金額や受注日、引渡日などのキーとなる情報を共有しておけば、経理スタッフは売上の計上をいつにするかで悩むことから解放されます。
２．ツールが不十分
（１）ツールの側面支援がなければ経理スタッフは大変
経理スタッフの能力が高くても、武器であるツールが十分でなければその能力を発揮できません。例えばパソコンが古くてスペックが悪くなっていて、パソコンの起動に恐ろしく時間が掛かったり、会計データの入力作業をしていていもパソコンの反応が遅くいならば、効率性が大きく落ちることになります。
（２）経理スタッフに必要なツール
会計ソフトはもちろんですが、これにプラスして、それなりにスイスイ動くパソコン、ドロップボックスなどの情報共有ツール、ツインモニター、もしくはタブレットなどは、経理の作業を効率的に行うために必須のツールです。ツインモニターやタブレットは、データ化した通帳や書類などを確認しながら同時に会計ソフトを入力する時などにとても便利です。画面の切り替えをせずに作業が可能となるからです。そのため、経理の事務作業の効率性のアップだけでなく、間違いの防止にも大いに役立ちます。
３．経理の知識の不足
（１）会計や税金などの経理そのものの知識
経理の仕事ですから、ある程度の会計の知識は当然に必要になります。最低でも簿記三級レベルの知識は習得する必要があります。また、税金についても、例えば源泉所得税の支払が1月と7月の年2回であるとか、税金の申告は決算日から2ヶ月以内にしないといけない、などの最低限のルールは知っておく必要があります。これらは簿記3級レベルの本や、経理全般知識について広く浅く説明している本など、それほど本格的でない本を読むことによって知識を吸収することが可能です。
（２）経理の作業を効率的にするための知識など
経理などの事務の作業や仕事は、パソコンを使いこなすことが前提になりますので、パソコンやエクセルや会計ソフトについてある程度の知識は必須です。また、銀行やクレジットデータを自動で取り込んでくれるクラウド会計の機能などは経理の作業の効率性を飛躍的に高めてくれます。このような経理などの事務作業の業務効率性にい役立つ便利なツールなどについて情報を収集する姿勢が必要となります。
４．チェック体制が不十分
経理スタッフが苦労して作業してくれた結果である会計帳簿を誰かがチェックしてあげる仕組みが必要です。特に帳簿作成などの経理の仕事は、大きな経営情報として大勢として正確であることが重要だからです。大きな間違いがあると、銀行や税務署に提出した決算書や申告書に誤りが発見されることになり、会社の信用を失ったり、税務調査を招くことになります。
ですので、社長や上司などは、細かいことをチェックするのではなく、月次や年度の決算の数字が大枠で矛盾や違和感がないことを確認することに主眼を置くべきです。その際には、前期比較や月次推移の比較が役に立ちます。
俯瞰的にチェックする際のポイントについてはこちらで詳しくお伝えしています
また、細かいことについては、たとえば銀行の通帳残高と帳簿上のその残高が一致しているか、処理に漏れがないかなどは、経理スタッフ自身がチェックリストを使って自己チェックすることで十分なケースが多いと思われます。
チェックリストについてはこちらで詳しくお伝えしています
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