ファイルを共有する方法と注意点!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

デジタル化が進み社内の紙媒体で行っていた情報共有も、データ化する事で共有しやすくなりました。また、テレワークなど自宅からでもリアルタイムで情報を共有が出来るためとても便利です。しかし、注意して利用しないと機密データの漏洩になりかねません。
そこで今回は、ファイルを共有する方法と注意点について記載していきます。

フォルダを共有する方法

ファイルの共有をする場合、セキュリティや効率を考慮して選びましょう。

USBメモリ

USBメモリにファイルを保存して、共有する相手にUSBメモリを渡す方法です。
しかし近年では、USBメモリの使用を紛失や破損などリスクがあるため禁止する企業も増えています。

共有フォルダ

社内ネットワークを利用する事でファイルを共有する方法です。
また、ネットワークが接続されている機器同士でフォルダを共有することができます。

ファイルサーバー

コンピューターを社内共有用サーバーとして利用する事ができます。
また、ファイルサーバーはネットワークを通じて、社内だけでなく自宅などの社外からでもデータの共有が可能です。

NAS(ネットワークアタッチストレージ)

社内LANに接続すると、ファイルサーバーと同じように複数の端末からファイルの共有などが可能です。
しかし、ファイルサーバーとの違いとしてNASはストレージ昨日に特化したハードディスク、ファイルサーバーはファイル共有のために設定されたコンピューターとなります。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、インターネット上に設置されたストレージです。また、オンラインストレージやファイル・ホスティングシステムとも呼ばれます。
また、サービスとしてDropbox、Google drive、OneDrive、Acronisなどがあります。

共有フォルダの注意点

共有フォルダは大変便利な機能ですが注意をしなければ情報漏洩などトラブルに発展しかねません。

アクセス権限

共有する情報でも社外に出てはいけない営業機密情報など様々な情報は入っています。そこで、各フォルダにアクセス権限を利用することで閲覧できるスタッフを振り分けることができます。

バックアップ

共有フォルダでは、複数人でデータを同時に利用するため、意図しないファイルの破損、上書きや削除など気を付けていたとしてもアクシデントは発生します。
トラブルが発生しても問題ないようにバックアップは定期的に行うようにしましょう。

セキュリティ対策

共有ソフトが感染していなくても、端末がマルウェアに感染してしまうと共有フォルダ経由でマルウェア感染したファイルが共有されてしまう場合があります。
感染リスクを下げる為にもセキュリティソフトのインストールし、セキュリティレベルを上げておく必要があります。

ここまでファイルの共有する方法と注意点について記載いたしました。
ファイルの共有は大変便利ではありますが、情報漏洩などに注意をしなければ企業に損害が発生する恐れもあるので気を付けましょう。

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