エクセルIF関数を使って消費税の判定を自動で行い効率化 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

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エクセルの小口現金表や普通預金などのデータを弥生会計などの会計ソフトに取り込む際に、消費税の課税や非課税の判定が自動でなされるようにしておくと、経理の作業がグッと効率的になります。そこで、今回はエクセルのIF関数を使って消費税の判定を自動で行う方法についてお話します。

１．エクセルのIF関数

このようなエクセル小口現金表を例にして、Y列の「借方税区分」の消費税の課税区分の判定について、IF関数を組んでいきます。

（１）前もって関数の型を準備する

エクセルでIF関数などの関数を組む際には、左上の「fx」マークである「関数の挿入」を使うのが一般的ですが、効率性と正確性の観点からはお勧めできません。

このようにボックスが見にくく、間違えのもとになったり、必要以上に時間が掛かってしまう可能性があるからです。

そこで、まず、エクセルの空欄などに下記のような型を用意します。

「’=IF(OR(V5=”あ”,V5=”あ”),”対象外”,”課税対応仕入10%”)」

一番左の最初に「‘」（キーボードの上の方にある数字列の７のキーをshiftと同時押し）を入れるのが秘訣です。すると、関数として認識されず、各参照セルを参照しないので、作業がスムーズになります。

この式の意味は、借方勘定科目であるV5セルが「あ」なら消費税の課税区分であるY5セルを「対象外」に、そうでなければ「課税対応仕入10％」にする、という意味です。

２．OR関数

「OR(V5=”あ”,V5=”あ”)」の部分は、OR関数です。これは、「もしくは」という意味であり、後からの加工の簡便性を考えて、今回はどちらも「あ」にしていますが、「い」などのほうが意味が分かりやすいかもしれません。そうすると、「あ」もしくは「い」ならば、IF関数の条件を適用する、という意味になります。

３．準備した関数を加工していく

では、加工していきます。

「’=IF(OR(V5=”あ”,V5=”あ”),”対象外”,”課税対応仕入10%”)」の「あ」の部分を、それぞれ「保険料」と「租税公課」に変更します。

「’=IF(OR(V5=”保険料”,V5=”租税公課”),”対象外”,”課税対応仕入10%”)」

４．関数が完成したら貼り付ける

その上で、関数を準備しているR14セルの「‘」を除いた数式本体をコピーして、Y列に貼り付けます。

すると、このように課税区分が正確に反映されました。

今回は、小口現金ですので、消費税の対象外とすべき科目が少ないですが、普通預金のデータを変換しようとするともっと対象外にすべき科目が増えます。また、着金である売上などの課税売上などの判定も行う必要があります。その際には、この一気に加工する方法が効果を発揮します。

「’=IF(OR(V5=”あ”,V5=”あ”),”対象外”,”課税対応仕入10%”)」の「,V5=”あ”」の部分をコピーして、その後に貼り付け繰り返すと、

「’=IF(OR(V5=”あ”,V5=”あ”,V5=”あ”,V5=”あ”,V5=”あ”,V5=”あ”,V5=”あ”,V5=”あ”,V5=”あ”),”対象外”,”課税対応仕入10%”)」

という式ができるので、「あ」を次々と変更していきます。

「’=IF(OR(V5=”普通預金”,V5=”売掛金”,V5=”立替金”,V5=”役員報酬”,V5=”給料手当”,V5=”法定福利費”,V5=”支払利息”,V5=”租税公課”,V5=”保険料”),”対象外”,”課税対応仕入10%”)」

すると、関数ボックスで入力するより簡単に正確に加工が可能となります。

また、課税売上や受取利息などの非課税売上などの判定を追加したい場合には、

「’=IF(OR(V5=”普通預金”,V5=”売掛金”,V5=”立替金”,V5=”役員報酬”,V5=”給料手当”,V5=”法定福利費”,V5=”支払利息”,V5=”租税公課”,V5=”保険料”),”対象外”,IF(V5=”売上高”,”課税売上10%”,IF(V5=”受取利息”,”非課税売上”,”課税対応仕入10%”)))

のようにすれば、対応できます。

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