事務作業の効率性と有効性アップのマル秘技!？ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。
なにかと事務の作業で漏れが発生したり、効率がとても悪くて時間が掛かりすぎていたり、もしくは失敗が多い、などでもやもやされているかたは、是非にこのブログを読んでいってください。ちょっとしたコツと工夫ですが、事務作業の現場においては効果があること間違いなしです。
目次
１．簡易チェックリストを作る
チェックリストと聞くととてもたいそうに聞こえますが、見栄えを良くすることは考えず、また、最初からすべての要素を入れる必要もありません。まずは50点からでも良いので、チェックリスト自体を作ることから始めることをお勧めします。
チェックリストを作って運用する効用は、①実施すべき事務の作業の漏れが無くなる②いつだれが作業を実施したかの履歴が残る③失敗したことを追加していくことによって間違いの発生確率が低くなる④スタッフの退職などの際に、事務作業の引継ぎが容易になる、などです。
こちらはチェックリストの一例です。
チェックリストについてのさらに詳しいブログはこちらをご覧ください。
２．実施すべき事務の作業をGoogleカレンダーでスケジュール化する
Googleカレンダーなどの無料のWebサービスのカレンダーツールに、毎月や毎月など定期的に実施すべき必要のある事務の作業を登録して、毎月や毎週の作業がカレンダーに表示されるようにしておくと、しなければならない事務の作業をうっかり忘れる確率が随分と減ります。
Googleカレンダーでのスケジュール化のさらに詳しいブログはこちらです。
３．エクスプローラーのフォルダを工夫する（構造化する）
例えば、請求書をエクセルで作成して、PDFにしたうえで、お客さんにメールでお送りしているケースを考えます。エクスプローラーで「請求書」フォルダしかなければ、すでに請求書をメール送付した後のものなかの否か、入金を確認できたものなのかどうかが、一目瞭然で瞬時には分かりません。
そこで、PDFの請求書については、まず「PDF請求書」という親フォルダを作成して、その中にPDFを入れて、子フォルダである「請求済み」というフォルダを作り、その「請求済み」フォルダの中に「入金確認済み」という孫フォルダを作ります。作成したけどまだ請求していないものは「PDF請求書」フォルダの直下に格納し、請求書の送付が完了したら「①請求済み」フォルダに入れます。さらに入金を確認できたら「入金確認済み」フォルダに移動します。
こうすることで、請求していない請求書や回収していない請求書が一目瞭然で瞬時にクリアに把握することが可能となり、請求漏れや回収漏れが発生する可能性が低くなり、事務作業の効率性と有効性が格段にアップします。
４．エクセルなどのファイルのタイトルを柔軟に活用する
上記３のフォルダを工夫する代わりに、エクセルなどのタイトル自体を柔軟に変更して事務作業の効率性や有効性を高めるということも可能です。
もう一度、請求書の発送や回収管理を例にお話します。PDF請求書フォルダを作成するのは同じです。請求書を作成したものは、そのままの名前。例えば、「請求書FKS220731」です。
「FKS」は顧客の略称です。「220731」は2022年7月31日作成もしくは締め日であることを意味します。請求書のメール送付が終了したら、このファイルのタイトルを「請求書FKS220731←送付済み220805㋙」に変更します。「220805」は実際の送付日、「㋙」は実施担当者です。
また、入金を確認したら、「請求書FKS220731←回収済み220831㋵」と変更します。「220831」は回収日、「㋵」は回収を確認した担当者です。
このようにすればエクスプローラーの「PDF請求書」フォルダを見るだけで、状況が一目瞭然で瞬時にクリアとなるため、請求漏れや回収漏れのリスクが減ります。このように事務の作業の効率化と有効化に大いに役立つこととなります。
５．紙の資料もリアルな縦置きフォルダに入れて毎日確認する
これまではすべて紙ではなくデータのフォルダのお話をしてきました。しかし、紙の請求書を受け取ることもありますし、請求書などはいまでも紙が多いことでしょう。この場合は、縦置きフォルダがとても有効です。
なぜかというと、普通のファイルなどに挟み込んで、机の中などにしまってしまうと、存在を忘れてしまう可能性が高いからです。
未処理事項である事務仕事に関する書類を縦置きフォルダに入れておいて、机の上などに出しておき、さらに毎日、毎月曜、毎月末などの頻度を決めてその都度確認することにより、すべき事務作業を実施するのを忘れてしまう頻度が大幅に減ります。支払の請求書、締結中の契約書、税金の支払いの納付書、社会保険料の支払の納付書などです。
支払を済ませたり、契約書が完成した後は、それなりに整理して通常のファイリングをして、机やキャビネに保存しても問題ありません。
自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
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