業務効率化につながる「クラウドサービス」でスマホとPCの情報を共有しよう！ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」ののハカセです。
オフィスのパソコンで詳しく調べた情報を外出時にスマホで見たり、スマホで撮った写真をパソコンで編集したい・・・
でもパソコンとスマホをケーブルでつないだり、メールに添付して送信するのはめんどくさい・・・
こんな時にはクラウドサービスを使うと便利です。
今回はパソコンとスマホで情報共有できる「クラウドサービス」に関してお話しします。
情報共有サービスの仕組みや使い方についても理解を深めて頂けたら幸いです。。
Table of Contents
【クラウドサービスとは？】
情報共有サービスには様々な種類がありますが、基本的にはインターネット上にデータを保存して、パソコンやスマホなど様々な端末から同じデータにアクセスするという仕組みになっています。
アクセスしたデータをWeb上で編集したりダウンロードして使えるだけではなく、自分以外の会社のスタッフ等と共有することも出来ます。
このようにインターネット上にデータを保存できるサービスを「クラウドサービス」又は「ストレージサービス」「オンラインストレージ」といいます。
それではおすすめのクラウドサービスを紹介していきます。
【Googleドライブ】
GoogleドライブはGoogleアカウントがあれば誰でも使えるクラウドサービスで、無料で15GBまで利用することが出来ます。
GoogleのOSであるAndroidのスマホやタブレットなら初めから「Googleドライブ」がインストールされています。
またGoogleのブラウザである「Chrome」なら専用のアプリが用意されているので簡単にアクセスすることが出来ます。
使い方も簡単で、パソコンで行う場合は「Googleドライブ」を開いて、共有したいファイルやアプリをドラッグ＆ドロップするだけでOKです。
Gmailの添付ファイルを保存したりGoogleアカウントを持っている人にファイルを共有して編集権限を与えることも出来ます。
大勢で撮った写真を配布したり、共有したWordやExcelのデータを共同で編集したりといった使い方が可能です。
特にAndroidスマホを使用している人にはおすすめですが、現在は多くの人がGoogleアカウントを取得していますので、自分だけでなく知人ともファイルの共有がしやすいのが大きなメリットと言えるでしょう。
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
【iCloud】
AndroidにGoogleドライブがあるように、iPhoneもiCloudを使って情報共有をすることが出来ます。
これはApple IDがあれば無料で5GBのオンラインストレージが使えるサービスです。
iPhoneやiPadを使っている人ならスマホとパソコン間で写真やメール、連絡先など様々なデータを同期することが出来ます。
スマホはiPhoneでもパソコンはWindowsという方も多いと思いますが、iTunesとiCloudコントロールパネルをインストールすればWindowsパソコンでも使うことが出来ます。
公式サイトから無料でダウンロードできます。
iPhoneユーザーなら必須の大変便利なサービスです。
https://www.apple.com/jp/icloud/
【OneDrive】
Microsoft社が提供するクラウドサービスで、5GBまで無料で利用できます。
OneDriveにWordやExcelなどOfficeの文章を保存しておけばOfficeがインストールされていない外出先のパソコンからもオンラインで編集することが出来る所がすごく便利です。
仕事でOfficeソフトを使う人は多いので、Word、Excel、PowerPointといったソフトを使って周りと共同作業をすることが多い人にはおすすめです。
また、Microsoft365を契約すると１TBもの大容量を利用できるのも大きなメリットです。
https://onedrive.live.com/about/ja-jp/
【Dropbox】
DropBoxはメールアドレスさえあれば誰でもアカウントを作る事が出来ます。
初期の容量は2GBですが、友人を1人招待するたびに500MB容量が増え、最大16GBまで容量を増やすことが出来ます。
しかも招待した友達の容量も増えるのが良い所です。
個人の場合は有料のPlusを契約すると1T（テラ）の容量が使えます。
ファイルをフォルダに入れるだけで自動保存できる初心者に優しい作りになっています。
アプリをインストールすればWeb上でログインしなくても自動でファイルの同期が出来るので手早く作業が行えますし、ファイルの同期速度も他社と比べて高速です。
また、誤って削除や上書き保存をしてしまったファイルも「更新履歴」を使って復元することが出来ますので、データをバックアップする場所としては最適です。
WindowsやMac、Linux、Androidなど様々なOSでスムーズに使えます。
クラウドサービスの定番とも言えるアプリですので、迷ったらコレを使っておけば間違いありません。
その他、有名なクラウドサービスを参考までに載せておきます。
Box（セキュリティが優れてると言われています。）
https://www.box.com/ja-jp/home
SugarSync（海外ではDropBoxと同じくらい人気のクラウドサービスです。）
https://www.sugarsync.jp/
いかがでしたか？
今回は情報を簡単に共有できる「クラウドサービス」に関してお話ししました。
それぞれのサービスに様々な便利機能が搭載されています。
どれも無料から始められるので、保存するファイルの用途に応じて複数のサービスを使用するのもいいでしょう。
また、必要に合わせて有料プランにすることで大容量のファイルを保存出来て仕事やプライベートに便利に使うことができます。
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