早く帰れる！パソコンでの事務の作業が圧倒的に早くなる簡単なコツ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
オンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』のコッティです。
いつもパソコンの作業がなかなかはかどらなくて、思った以上に時間が掛かってしまい、ああ、今夜ももうこんな時間か、、、。そんな惨事が頻繁に起こっている方は、今回のブログを参考にしてくだされば、確実にパソコンの作業時間を短縮できること間違いなし！です。あなたの早い帰宅をご家族や彼氏彼女、はたまたポチやタマが尻尾がちぎれんばかりに（ポチに限る）喜んでくれますよ！！
目次
１．本質は集中力を維持すること
パソコンの作業のスピードをアップし、作業的な要素の仕事を早く終わらせて、新たに捻出した時間は、その分を遊びやぼんやりとする余暇の時間に使っても良いですし、新たなスキルを学ぶのも良いですし、より質の求められる仕事に使うのも有意義だと思います。
そして、そのパソコンの作業の時間を短縮化するコツは、ずばり、「集中力を維持すること」がその要諦です。では、これをブレークダウンしていきます。
２．字を小さくする
パソコンのモニターに表示される画面の表示倍率を小さくすることにより、画面を下や上にスクロールさせる回数が減ります。画面を上下にスクロールする度に、直前に入力していた箇所からマウスのポイントが外れますので、外れたマウスをまた元の場所に戻すために、その場所を探す、という作業が必要になります。そのため、直前にしていた作業から意識が一時的に離れてしまい、集中力が大幅に乱されることになります。
３．複数画面を展開する
たとえば、PDFや画像データなどにある数字などに情報をエクエルへ入力する作業のする際に、PDF、画像データとエクセルを同時に複数でパソコンのモニター上に表示させるということです。
画面いっぱいに開いているPDFの情報を確認して、数字をそら覚えして、次に入力する対象であるエクセルの画面を開いて数字を入力し、次に必要な情報を確認するために、またPDFの画面を最前面に出して・・・・、という作業を繰り返すのは、恐ろしく非効率であると共に、間違いが発生し易いという正確性の点からも問題があります。
そこで、PDFやエクセルなどの複数のツール（アプリケーション）をそれぞれフル画面で表示するのではなく、少し表示の縮小化することにより同時に複数のツールを展開して、左に展開されているPDFのデータを見たままそのままの状態で、エクセルに数字を入力していく、という方法を取ることにより、集中力が切れることなく正確に効率的にエクセルへの入力作業が可能となります。
４．電話やチャット、メールなどのプッシュ（誰かからの投げかけ）に反応しない
これは、とても簡単にできて、かつ、非常に効果が高い手法です。
（１）そんなことをすればギクシャクする怒られるという強迫観念
「いやー、それは無理でしょ。お客さんに怒られますよ。」そのようなご意見は最もです。
でも、そんなことはゼロとは言いませんが、ほとんどありません。もしもそれで怒るお客さんなどがいれば、万が一でもいれば、わたしなら頭を下げて首にしてもらいます。
（２）集中力持続は40分が最長
というのも、普通の人の集中力の持続時間は40分と言われています。ですので、ひとつの作業のパフォーマンスが最大を期待できるのは40分。ということは、最大40分後にはとりあえず作業は休憩を必要とすべきなので、そのタイミングで電話などの折り返しが可能となるからです。40分以内に折り返しをしていれば、普通の顧客や上司に怒られることはありません。
また、何度も繰り返し掛かってくる電話なら、もちろん携帯の画面で発信者を確認しますし、急ぎの電話連絡が入ることが分かっている状況ならば、電話が鳴れば想定の相手からの電話か否かを確認するために携帯画面を確認します。
（３）電話が鳴っても画面を見ない習慣
直ぐに電話に出るケースは、どうしても出なければならない電話や通知に限定する。これの秘訣は単純に携帯の画面を見ないこと、ただそれだけです。最初はそれまでの習慣でついつい画面を見てしまいます。でも、画面を見るということはそこで直前にしていた仕事の意識が確実に飛びますので、またもとの集中力の戻るのに時間を要します。
強く意識すればそのうちできるようになります。作業しているパソコンの横に携帯を置くのではなく、作業中は携帯をポケットやバックの中などにしまっておくのもとても有効です。
そして、そもそもほとんどの電話がすぐに出ないといけない顧客や外注先からの電話である、という状況ならば、それは何かが本質的におかしい、ビジネスの流れが最適な状況になっていない可能性があるかもしれないと思います。
さて、みなさんが今日から作業中には携帯の画面を見るのをグッと堪えて、仕事をはやく終わらせてニコニコ顔でお早い帰宅をされることを願っています。
自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。