経理の作業を効率化したいなら会計ソフトは要らない 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

オンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』のコッティです。

会計ソフトの入力にストレスを感じているあなた！ならば会計ソフトを使うのを辞めちゃいませんか？会計業務が効率化されますよ。

１．会計ソフトとは？

（１）弥生会計やfreeeなど色々ある

会計ソフトとは会計帳簿を作成するツール・手段です。弥生会計、JDLなどは昔からある大手の会計ソフトであり、皆さんもお聞きになったことがあるかも知れません。また、最近はfreeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトもその利便性からシェアを伸ばしています。

（２）会計帳簿がなぜ必要か？

　①会社の経営情報を把握するため

会社がどれくらいの売上高、粗利益を上げていて、給与や交際費などの経費はどれくらいで、これを差引した結果としてどれくらいの利益が残ったかという損益情報を、月間・四半期・半期・年間などのスパンで把握するためには、一般的には会計帳簿をもとにデータを集計する必要があります。

また、売掛金や在庫、車などの固定資産、または銀行からの借入金が、ある一定時点でどれくらいあるのかという会社の財務状況を把握するためにも、同様です。

　②経営情報を誰かに伝えるため

会計帳簿に基づいて作成された経営情報、それは誰かに伝えるために作成されます。以下で、誰に伝えるのかを見ていきましょう。

　・経営者自身に伝えるため

社長である経営者自身がビジネスの状況を数字として正確に把握したほうが、ビジネスが上手くいく可能性が高いです。いわゆる「どんぶり勘定」は良くないかもしれないということです。

・国家や為政者（国税局や税務署）に伝えるため

基本的にはどこの国でビジネスをしたとして、その拠点となる国（や権力者）に税金を納める必要があります。その際には、正確な会計帳簿に基づいて税金の計算と申告がなされるのが世界共通です。

・金融機関や株主などの利害関係者に伝えるため

銀行などの民間の金融機関から借り入れをしている場合には、決算が終わるたびに「社長！決算書を頂きに伺います！！」と、銀行の担当者から電話が入るのではないでしょうか。また、新規に借り入れをする場合には、直近3期分の決算書を金融機関から求められます。さらに、他の会社や個人などから出資を受ける場合にも、必ず決算書の提出を求められますし、出資を受けた後には銀行と同様に決算毎に決算書の提出が必須となります。信販会社を使って車や設備を買う場合や大手のベンダー（仕入先など）も同様です。

（２）法人などでは会計ソフトが必須

かなり小規模な個人事業主のかたは別として、株式会社などの法人で会計ソフトを利用していない会社は実質的にはほとんど存在しないと思われます。会社自身は利用していなくても、顧問をしている会計事務所・税理士事務所が必ず利用しています。

なぜなら、会計事務所・税理士事務所の習慣・価値観として会計ソフトを使わずに税務申告書を作成することは考えられないからです。

２．会計ソフトを使うメリット

（１）正確な会計帳簿をつくることができる

・複式簿記による正確性

市販されている会計ソフトのほとんどは「複式簿記」という帳簿方式を取っています。数字のダブル・チェック機能がその仕組みに組み込まれているため、間違った処理をするとそれが発見され易いという仕組みです。

そのため、ある程度正確に会計帳簿を作成することが可能となります。

（２）税金の申告がスムーズにできる

会計事務所・税理士事務所はほぼ100％会計ソフトを導入しています。そして、その会計ソフトのデータを税金の申告用のシステムにデータ取り込んで、税金の申告書を作成しています。

もしも会計ソフトで帳簿を作成していないと、税金の申告ソフトにネチネチ数字を打ち込んでいく必要がありますので、とても煩雑で非効率な作業となってしまいます。

結果として会計事務所・税理士事務所の手間とコストが増えるので、回りまわって依頼者である会社が彼らに支払う報酬が高くつく可能性があります。

３．会計ソフトを使うデメリット

（１）一般の人には使い難い

簿記の知識があることがある程度の前提になっているため、そうでない一般の人々にとって、会計ソフトをスムーズにストレス・フリーで使いこなすことは難しいです。例えば、会計ソフトにデータを入力する際には、必ず「勘定科目」を入力する必要があります。「交際費」、「旅費交通費」、「消耗品費」などがその一例ですが、勘定科目としてはごく一般的な「租税公課」などは初めて聞かれるかたも多いでしょうし、「交際費」と「会議費」の違いに迷われるケースも多いのではないでしょうか。

（２）コストがかかる

会計ソフトを使う場合には原則としてコストが発生します。株式会社などの法人の場合は、月額3千円程度は少なくとも必要となります。

４．お勧めはエクセルという選択肢

会計事務所のノウハウを持つ私たちジム楽がお勧めするのは、エクセルに入力するという選択肢です。

入力が簡単で早く迷いが少なくて安い、という素晴らしい果実があります。

（１）簡単でストレスが少ない

会計ソフトに比べると普通の人でも普段使いなれているエクセルは、ほとんどのケースにおいて必ず簡単に入力することができます。

（２）早く効率的に入力できる

「コピー＆ペースト」などの機能がエクセルは豊富で使いやすいので、そうでない会計ソフトに比べて、早く効率的に入力することが可能です。

（３）迷いが少ない

会計ソフトを使う場合には、入力必須な勘定科目の候補が大量に出てきて、その中から１つを選択する必要があります。エクセルでは勘定科目の候補を絞ることで、その迷いを少なくすることが可能となります。

（４）会計ソフト代というコストがかからない

会計事務所との業務分担の状況にもよりますが、原則として年間の売り上げが10億円を下回る程度の小規模な企業においては会計ソフトは決して必須ではありません。そのような会社では、会計ソフトを自社のパソコンにインストールしてコストは払っているけれども、会計事務所が使っているだけで自社ではほとんど動かしたことがない、という会社も多いのが現状です。会計事務所と適切に業務分担することにより、会社においてエクセルで会計データを作成し、会計ソフトへのデータの取り込みは会計事務所で実施し、会計や税金申告に関するトータルコストを抑制することが可能となります。

今回は以上です。会計ソフトについてイメージが湧きましたでしょうか？

会計ソフトを使うのがとてもストレスになっている、面倒くさい、好きじゃない、という社長やスタッフのかたがいらっしゃたら、公認会計士事務所のノウハウに基づいて、エクセルにデータを入力、もしくは銀行のデータなどを元にひとつひとつ入力せずに会計データを効率的に作成できるノウハウを持つ『ジム楽』にお問い合わせください。

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