活用しないと勿体ない!!クラウドファイル共有サービスについてとおすすめのご紹介!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。
現代では仕事をするうえで必要不可欠なクラウドファイル共有サービスです。
複数人のスタッフがファイル共有をすることで、ほぼリアルタイムで情報を共有することで業務の効率化に繋がります。
今回は、クラウドファイル共有サービスのメリットやおすすめサービスなどについて記載していきます。
Table of Contents
クラウドファイル共有サービスとは
インターネット上でファイルを保管や管理するサービスのことです。
また、オンラインストレージやクラウドストレージとも呼ばれています。
サービスにログインする事で、複数人で編集、閲覧、ダウンロードなどが可能です。
さらに、ファイルごとに共有可能な人を指定することが可能です。
クラウドファイル共有サービスのメリット
クラウドファイル共有サービスを利用することで以下のようなメリットがあります。
インターネット環境があれば共有が可能
インターネットの環境があればパソコンやスマホまたはタブレットなど複数の端末で利用する事ができます。
そのため、場所に縛られることなく出張先や自宅などで利用ができます。
業務の効率化
インターネット上にあるため、複数人同時に業務を進めることが可能です。
また、クラウドファイル共有サービスの設定することで共有するメンバーを指定する事ができ、頻繁にやり取りしているクライアントともリアルタイムで情報を共有する事ができます。
各種デバイスの容量が増えない
パソコンやスマホのデータ保存容量は決まっていますが、クラウドファイル共有サービスを利用する事で、機器の容量を気にすることなく利用する事ができます。
また、クラウドファイル共有サービスではプランをアップグレートすることで容量を増やすことができます。
コストの削減
クラウドファイル共有サービスは月額定額制もしくは、従量課金制度となっているため利用する容量によってどちらが良いか選んでいただき無駄なコストを削減する事ができます。
災害対策
クラウドサービスを取扱う企業はデータセンターを複数用意しており、その複数の拠点バックアップを取る対策をしているため、地震、豪雨といった自然災害や、火災などの物理的要因によるデータ破損・消失のリスクを回避できます。
クラウドファイル共有サービスの注意点
クラウドファイル共有サービスの注意点としてセキュリティ面のリスクに対して不安を感じます。
しかし、基本的にはセキュリティの強化をしている企業がほとんどです。
それでも、不安な感じは残ってしまうのでクラウドファイル共有サービス企業のセキュリティについて調べる事をおすすめします。
クラウドファイル共有サービスの紹介
ここでは、クラウドファイル共有サービスの紹介をします。
Dropbox
ツールやコンテンツなど作業中に必要なものを同じ場所で操作できるため業務の効率的に進行することができます。
特徴
・ファイルごとにアクセス許可やメンバーの管理が可能
・遠隔でファイルの削除が可能
・ファイルの復元やアカウント全体の巻き戻し昨日(最大180日分)
価格(ビジネス)
| Professional | Standard | Advanced | |
| 月額費用/ユーザー | 2,400円 | 1,800円 | 2,880円 |
| 最低ユーザー数 | 1 | 3~ | 3~ |
| 容量 | 3,000GB | 5,000GB | 必要に応じて |
Google Drive
Googleが提供しているクラウドファイル共有サービスです。
共有者とリアルタイムで同時編集が可能です。さらに動画ファイルの共有では、YouTubeのようなストリーミング再生になるので、同時に動画視聴することが可能です。
特徴
・必要に応じたストレージの確保
・パソコン内でファイルにアクセス可能
・Googleの高いセキュリティによるデータの保護
価格
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | |
| 月額費用/ユーザー | 680円 | 1,360円 | 2,040円 |
| 最大ユーザー数 | 300 | 300 | 300 |
| 容量 | 30GB | 2TB | 5TB |
OneDrive
Microsoftが提供しているクラウドファイル共有サービスです。
特徴
・どのデバイスからでもファイルにアクセス
・ファイルのバックアップ
・マルチデバイスに対応
価格(一般法人向け)
| Business (Plan 1) | Business (Plan 2) | 365 Business Basic | |
| 月額費用/ユーザー | 540円 | 1,090円 | 650円 |
| 最大ユーザー数 | ― | ― | 300 |
| 容量 | 1TB | 無制限 | 1TB |
Box
世界で10万社以上の導入実績があります。また、1,500以上のアプリが統合可能です。
特徴
・セキュリティ防御と脅威検出機能によりデータ漏洩の防止
・業界規制へのコンプライアンスに対応
・Office、Adobe、Google Workspaceなど業務アプリとの連携が可能
価格
| Business | Business Plus | Enterprise | |
| 月額費用/ユーザー | 1,980円 | 3,300円 | 4,620円 |
| 最低ユーザー数 | ３～ | 3～ | 3～ |
| 容量 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
セキュアSAMBA
4,000社以上の導入実績があります。また、社員100人未満の中小企業が利用しやすい法人向けのクラウドファイル共有サービスです。
特徴
・フリープラン以外では、ユーザー数無制限
・運用開始前後のサポート体制
・非同期型のオンラインストレージ
・フリープランで操作感を試せる
料金
| フリープラン | ライトプラン | ビジネスプラン | |
| 月額費用 | 0円 | 15,000円 | 35,000円 |
| 初期費用 | 0円 | 15,000円 | 35,000円 |
| ユーザー数 | 3 | 無制限 | 無制限 |
| 容量 | 5GB | 100GB | 500GB |
ここまで、クラウドファイル共有サービスについて記載いたしました。
クラウドファイル共有サービスを利用することで、リアルタイムで情報を共有し業務の効率化、生産性の向上などのメリットが多くあります。
今回の記事をクラウドファイル共有サービスの導入の参考にして頂けると幸いです。
自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。
