こうすれば楽になりますよ！社長！！外注に出す、アウトソーシングする、代行してもらう仕事の選び方 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

オンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』のコッティです。

前回のブログで、会社のすべての業務・作業を下記のように分類し俯瞰しました。

‘①「決める（意思決定）」➡②「成す（実行）」➡③〔①②の結果として発生する仕事を〕「する（事務作業）」

そして、③の「する（事務作業）」を社長やキーマンができるだけ手放して、社内のスタッフにお願いするか、もしくは外注や代行（アウトソーシング）に出すことができれば、ビジネスの利益をもっと獲得できる体制が整う、というお話をしました。

今回は、この③の「する（事務作業）」の中でも、どの業務や作業を社内スタッフにお願いして、どの業務や作業を外注や代行（アウトソーシング）に出すべきかを、もう少し掘り下げたいと思います。

１．社長が手放してスッキリするための事務作業の分解

事務作業は下記のように大まかに分けることができます。

（１）コア業務に近い業務・作業

①仕入➡買掛や外注費などの支払・振込の業務、在庫の管理

②営業➡請求書の作成、発送、回収管理

（２）コア業務に付随する業務・作業

③広報➡原稿テキストの作成、画像などの素材の選定・作成、HPなどの広告媒体の作成、Googleなどの広告の選定・実行

④ヒトがいる➡社会保険の手続き、給与計算

⑤カネが動く➡経費などの支払・振込の業務・作業、会計帳簿の作成（記帳）、決算書の作成、税金の申告書の作成・申告、

２．リスクを回避しつつ社長の仕事・作業の減量化

（１）お金の獲得に近いところにある仕事・作業

まずは、ある意味でビジネスの中で一番重要なポイントである「お金を獲得する」ということに直結し一番近いところにある業務・作業である、上記②の「営業➡請求書の作成、発送、回収管理」の業務・作業はとても重要な仕事ですので、社長やキーマン自身が直接実行する必要はありませんが（通常はチェックや確認・承認は必要でしょう）、社内に残しておくべき業務・作業である要素が強いです。

（２）タイムリーでなくて良い作業、専門知識の壁がある仕事・作業

一方で、１．（２）の「コア業務に付随する業務」、つまり社会保険や会計帳簿の作成（記帳）・税金の申告に関する業務や作業は、もちろんビジネスを行っていく上で不可欠の重要な業務ではあるものの、これが日々タイムリーに出来ていないからといって、ビジネスの利益の棄損に直結するものではありません。

また別の一面からの見方として、社会保険の手続きは社会保険労務士などの専門家が持っている専門知識スキルや経験が必要となることが多く、会計帳簿の作成・税金の申告書の作成などについても公認会計士や税理士が持っている経験や専門スキルが欠かせません。

その為、社内に残すという優先度が低いということと、社内で処理・作業をしようとすれば一定程度の専門的知識と経験があるスタッフが必要となる、という双方の意味で、（２）の「コア業務に付随する業務」については、むしろ外注・代行にお願いする（アウトソーシング）ことが適切であると言えるかもしれません。

（３）情報管理が必要な業務・作業

また、支払・振込の業務や作業は、別の意味で外部に依頼・代行（アウトソーシング）することにフィットするケースも多いです。仕入先・外注先といった買掛の要素のある支払のみならず、給料や家賃や広告費などの経費も含めた支払・振込の業務・処理については、（そうであるのが正しいのか否かは別として）スタッフに役員報酬などの支払額を知らせたくない、という社長なども多いのが事実であり、そのような場合に、忙しい社長などが月末の混雑した銀行のATMの前で無駄な時間を過ごす、もしくはオフィスのパソコンのweb銀行経由で支払・振込の作業という細かい向いていない仕事にストレスと時間を割いている、というケースも多いのでないでしょうか。そのような場合には、支払・振込の作業を外注化・代行化（アウトソーシング）することにより、情報管理を保ちつつ社長などの仕事の減量化を実現し、それによって社長などが更なる利益獲得に猛進できる体制を作る事ができます。

という事で、「①仕入➡買掛や外注費などの支払・振込の業務」と「⑤カネが動く➡経費などの支払・振込の業務・作業」は、外注・代行にお願いする（アウトソーシング）ことに向いている業務・作業と言えるでしょう。

３．外注化・代行化するかどうか迷う業務・作業

上記の「③広報➡原稿テキストの作成、画像などの素材の選定・作成、HPなどの広告媒体の作成、Googleなどの広告の選定・実行」は、会社の状況次第だと思います。

例えば、文章を書くのが得意で好きなスタッフがいるなら、彼もしくは彼女にブログを書いてもらえばよいでしょう。デザインについてもしかりです。Googleやヤフーの広告についても、スタッフがそのようなジャンルについて興味とセンスを持っているならば、専門書を買ってある程度読み込めば、Web広告などの有効性や広告費管理もできます。

そして、これは、「④ヒトがいる➡社会保険の手続き、給与計算⑤カネが動く➡経費などの支払・振込の業務・作業、会計帳簿の作成（記帳）」についても同様かもしれません。税金の申告書はさすがに税金の申告ソフトなどのプロの武器がないと難しいかもしれませんが、給与計算などはクラウド系を含めた安価で便利なツールがたくさんありますし、会計帳簿の作成（記帳）についても同様です。興味があって向いているスタッフが社内にいるなら、彼彼女に勉強してもらいながら、さらに顧問などのしてもらっている社会保険労務士や公認会計士・税理士などのレクチャーを受けながら、スキルを高めてもらうのも一つのやり方です。

でも、くれぐれも社長やキーマンなどはそのような細かい知識や作業にエネルギーや時間を割かないことをお勧めします。社長などの仕事はビジネス全体の利益を適切に増やしていくことだとわたしは考えます。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。