簡易チェックリストを活用して事務作業の精度アップ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

支払が漏れたなどの事務の作業で失敗が発生したり、効率がとても悪くて時間が掛かりすぎていたり、事務作業で問題を抱えてる会社も少なくないと思います。そんな時、チェックリストを作って少しずつブラッシュアップしていくと、思った以上に事務作業の精度が高まったり、効率性が大きく向上したりします。今回のブログでは有効にチェックリストを運用するコツをお伝えします。

１．50点でも良いのでとりあえずチェックリスト自体を作ることを優先する

まず、なにはともあれチェックリストを作る事自体を優先してください。最初は完成度は低くても構いません。例えばこのような感じです。

体裁もこだわる必要はありません。綺麗である必要はありません。目的は、正確に漏れなくスピーディに事務の作業が出来るようになることにあるので、その目的に役立てばよいと割り切ってください。

この例は、月次で実施する帳簿入力のチェックリストです。毎月入力すべき内容である、銀行の通帳データ、クレジットカードデータ、売上データ、仕入データ、領収書データ、給与データを列挙しています。

２．事務作業を実施した担当者と実施した年月日を記録する

そして、チェックの記録を残すときに重要なのが、誰がいつ実施したのかが分かるようにすることです。

もしもなにか問題が発生した時に、実施者が誰かわかるならばその状況を担当者に聞くことが可能となります。担当者名は例示のように記号でも構いません。

また、日付に年が必須なのは、後で見た時に、年が入っていなければいつの年のものか分からないようになり、結構いろいろな混乱やトラブルの原因になるからです。

1年はすぐに経ちます。過去のデータを見直す必要が出た時に、年がなければいつの年の話なのかすぐに分からなくなります。

３．チェックリストを時系列化する

例では月ごとに時系列にしています。こうすることによって、事務作業などの漏れを防止することができます。

いままで何カ月も実施していた作業が一目瞭然にクリアになっているためです。もしも、単月ベースなどの時系列になっていないチェックリストであれば、なにかの加減でチェック項目が漏れてしまった場合に、その漏れに気が付かない可能性が高くなります。

４．失敗した事項を追加する

上記１では、とりあえず50点でも良いのでチェックを作る事自体が大事だとお伝えしました。なぜなら、毎月事務の作業を実施してチェックリストを運用していくなかで、毎月失敗などした事項を追加していくことによって、どんどん100点に近づくからです。

例えば、給与アプリなどの給与システムで計算された給与集計表と帳簿の給与額の一致を確認していなかったというミスが明らかになった場合は、チェックリストに「給与集計表とのチェック」を追加すれば、次の月からはこの作業を忘れてしまう可能性は大きく下がる事でしょう。

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