探したい文字を一瞬で見つけて事務作業の効率を上げるワザ【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

いつもパソコンでの事務作業をするなかで、エクセルExcelやワードWord、またはホームページなどのWebサイトで特定のある文字を探すのにとても時間が掛かっている、目がしばしばする、とても疲れてしまう、という方がいらっしゃったら、今回のブログはお役に立つこと間違いなしです。

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１．「Control」キー　＋　「F」キーの同時押しで簡単でスピーディーに見つける（検索）

例えば、このようなエクセルに「事務代行」という文字が入っていて、その中に間違えて「事務大好」という文字が３つのセルだけ入っているとしましょう。これを目視だけで見つけるのは至難の業です。

そこで、「Control」キー　＋　「F」キーの同時押しをしてみてください。そして、右下の「次を検索」をクリックすると、

すると、このようなポップアップ画面がでてくるので、「検索する文字列」のところに、「事務大好」と検索したい文字を入力してください。

このように「事務大好」のセルがひとつあぶり出されます。

さらに続けて「次を検索」をクリックする度に、次の「事務大好」があぶり出されます。

誤りを見つけたら、次は修正しましょう。とは言ってもひとつひとつ修正していては、事務作業はいつまで経っても終わりません。そこで、一括で瞬時に修正する方法をお教えします。

先ほどのポップアップ画面では「検索」のタブを使いましたが、修正する場合は「置換」タブをクリックしてください。そして、「置換後の文字列」の欄に「事務代行」と入れてください。

最後に、左下の「すべて置換」をクリックすれば、

このように間違っていた3つの「事務大好」のセルが、正しい「事務代行」に置き換わりました。一瞬です。

変更してはいけない「事務大好」がひとつある場合は、「すべて置換」ではなく「置換」をクリックして、ひとつずつ変更「事務代行」に変更してください。

このケースではピンとこないと思いますが、エクセルの計算式の変更などを行う場合は、一括変換だと変えてはいけないところまで変えてしまう可能性があります。そうなると余計に手間が掛かり、事務仕事を効率化するという目的が達成されません。

ホームページなどで特定の文字を探したい時も同様に使えます。

Chromeなどのブラウザーでホームページを見ている状態で、「Control」キーと「F」キーを同時押しすると、このように右上にポップアップの検索画面が出てきますので、検索したい「事務代行」などの文字を入れると、簡単に見つけたい文字を見つけることができ、事務作業の効率は飛躍的にアップします。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、

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