Google docs(ドキュメント)が使われる便利な特徴!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

文章の作成でだいたい使用されているのは、MicrosoftのWordかと思われます。しかし、近年では、Google docs(ドキュメント)を利用している会社も増えてきています。
今回の記事では、利用されるようになってきた、Google docsの特徴について記載いたします。

Google docsとは

Googleが無償提供されている、ワープロソフトになります。
Googleアカウントを持っていれば、個人で利用する事も可能です。
また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用ができ、見た目もWordとあまり変わらないため違和感なく利用できるかと思われます。

Google docs特徴

無料で利用できるGoogle docsの特徴について記載いたします。

自動保存

Google docsでは、編集をするたびに自動保存されます。
そのため、編集途中でパソコンの不具合などによってデータが消える心配もありません。

また、編集履歴を確認する事ができるため、誤って上書きした場合などに履歴をさかのぼり編集を戻すことができます。

共有

Google docsには、共有機能があります。また、管理者側は追加したユーザーに対して３つの権限の内１つを付与できます。

・閲覧者
・閲覧者(コメント可)
・編集者

また、デフォルトでは共有は非公開になっているため、共有したい場合は管理者が共有したいユーザーのメールアドレスを追加することで共有が可能になります。
ユーザーを追加した際に、Googleから「共有しました」と自動でメールが送信されます。

共同編集

共有の権限選択で、編集者として権限を付与されたユーザーとリアルタイムで共同編集を行うことができます。
また、編集しているユーザーは色分けされた状態で表示されるため、各ユーザーがどこを編集しているのかがわかるようになっています。

画面共有

Google docsを利用しながらGoogle Meet(Web会議)通話に参加も可能です。さらに、現在編集しているタブの画面を共有することもできます。

音声入力

タブ内のツールに音声入力があり、文脈に合わせてAIが自動で判別、変換をしてくれます。
しかし、句読点や改行はできないので最後に調整する必要があります。

Wordと互換性

Google docsはMicrosoft Wordと互換性があるため、Google DriveにWordファイルを保存し、Google DriveからWordファイルを、右クリック「アプリを開く」、「Google ドキュメント」を選択すれば、自動でファイル変換が行われGoogle docsで編集が可能になります。

また、Google docsで作られたファイルもWordで編集することも可能です。

Google docsの注意点

オフラインで利用する場合は、Chromeの拡張機能であるGoogleオフラインドキュメントをインストールする必要があります。
また、インストール後にGoogleドライブの設定メニューでオフラインアクセスを有効にする必要と、オフラインでGoogle docsを利用する時にはChromeを起動する必要があります。

ここまで、Google docsについて記載いたしました。
インターネット環境が整っていればGoogle docsで他スタッフと同時に編集作業、オフライン環境ではMicrosoft Wordで編集と互換性があるため使い分けることができ、作業効率や生産性の向上に役立ちます。

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