FAXの廃止が難しい!? 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

河野太郎元行革相がデジタル化の推進として脱ハンコ、収入印紙の廃止や脱FAXについて提案や検討をされ一時期注目されました。
しかし、日本の企業ではFAXが頻繁に使われており、脱FAXは難しいとされています。
そこで今回は、なぜ脱FAXが難しいのか、FAXを使い使い続けるデメリットについて記載いたします。

FAXの重要性

現在でも、企業がFAXを利用している重要性として記載いたします。

法人

法人、個人事業主の間では、FAXの方がメールよりも信頼性が高いと考えられています。
また、契約書や重要書類はFAXもしくは郵送でお願いします。という企業もあります。

顧客

顧客とのやりとりで、年配方の中にはパソコン、スマホなど利用できない方も多いです。
また、夜間や営業時間外の書類提出などにも利用されています。

行政機関

行政機関はセキュリティ対策のため、機密の高い情報を扱うにはFAXが不可欠との意見があります。
そもそも、個人情報を取扱っていることもありインターネットに繋がらないシステムを利用しています。そのため、問題が起きないようFAXを利用しています。

FAXのデメリット

FAXのデメリットについて記載いたします。

急なデジタル化

デジタル化を進めている現在では、FAXを取扱わない企業も増えてきています。
今後、取引先がFAXを廃止し、自社がデジタル化への切り替えが遅れる事で、デジタル化の企業に合わせるためにシステムを覚える為のスタッフの労力とシステムのコストが発生します。

テレワークに対応できない

新型コロナウイルスの流行のように、感染症対策や災害時に備えてテレワークを導入する企業も増えています。
しかし、FAXを利用して取引している企業では会社に出社しなければいけないのでテレワークの対応ができません。

読解ミス

FAXの書類の中には手書きの場合もあり、印刷状態が悪ければ3、8や1、7など形が似ていれば判別しにくくなります。
また、読解ミスをして商品の納品をしてしまうリスクがあります。

ここまで、なぜ脱FAXが難しいのか、FAXを使い使い続けるデメリットについて記載いたしました。
現在では、メールよりもFAXの方が信頼性や機密情報の連絡などはセキュリティ面で安心されています。
しかし、デジタル化が進むにつれて脱FAXに対応しなければいけません。
また、先立って脱FAXをする場合には顧客や取引先との関係も考慮しなければならないので、徐々に準備していく必要があります。

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