スタッフの退職などに伴う事務作業などの引継ぎのポイント 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。
急に事務や経理のスタッフが退職することになった場合に、あまり時間がないことなどもあって、なかなかうまく引継ぎができず、スタッフが退職した後になって色々な引継ぎ漏れが発覚して、大変な事態になったこともあるではないでしょうか。今回のブログでは、退職スタッフの仕事を網羅的に、そして、有効に引き継ぐコツについてお話します。
目次
１．事務作業などの作業やタスクをすべて洗い出す
スタッフが退職する場合には、そのスタッフが行っていた事務などの作業やタスクをすべて把握する必要があります。その際には、下記のアプローチを取り入れることにより、引継ぎ漏れのリスクを減らすことが可能です。
（１）年間や月間のスケジュールから作業やタスクを把握する
ひとつのアプローチとしては、年や月というスパンで退職スタッフが行っていた作業やタスクを網羅的に把握するという方法があります。
まずは、月のスケジュールをエクセルなどで簡単にまとめましょう。例えば、毎月5日に請求書の作成・発送、７日に月次決算、10日に月次会議のための資料の作成、15日に売掛金などの債権の入金・回収のチェックと未回収先への督促、20日に給与の計算、25日に給与の支払、25日に月末の買掛・外注費などの仕入先や家賃などの経費の支払の集計作業、月末に銀行振込・支払の処理、などです。
次に、年間のスケジュールも、エクセルなどで簡単にまとめます。1月は20日までに源泉所得税の納付、3月は決算月の特有の作業、4月5月は決算についての資料の会計事務所とのやり取り、5月末に税金の申告、6月は社会保険の年度更新などです。
また、毎日行うべき作業などがあるならば、これも別途エクセルなどにまとめておきます。
（２）作成すべき事務の資料などの成果物から作業やタスクを把握する
もうひとつのアプローチとしては、作成すべき事務の資料などの成果物をピックアップするという方法です。
そして、これらのピックアップした資料は、（１）の年間や月間のスケジュールをまとめたエクセルに情報を付け足すという方法がお勧めです。
例えば、毎月5日の請求書の作成・発送の作業ならば、請求書エクセル、請求管理表エクセルなどになるでしょう。具体的なエクセルファイルなどの資料名をピックアップして、エクスプローラー上のフォルダ名まで記載しておけば、後任のスタッフの混乱も少なくなることでしょう。
２．忘れてはいけない特殊な留意点などのメモを記録する場所
引継ぎの際に、退職するスタッフから引継ぎを受けるスタッフがノートなどにいろいろとメモなどをすることも多いと思いますが、ノートなどに記録したとしても実際の作業の際にそれを忘れているケースなどが多いのではないでしょうか。ノートの有効性は否定しませんが、ノートは見返すということを前提に有効だと言えます。一方で、実務の現場では、それが行われないことも大いに想定されます。
ならば、絶対に作業をする際に目につくところにメモの内容を記録しておけば、この問題はクリアになります。例えば、上記の年間や月間のスケジュールでの各作業、タスクにメモを入れ込んでしまう。また、実際に作業を行う際に使う成果物であるエクセルなどにメモの情報を入れ込んでしまうのです。
３．引継ぎで漏れが生じやすい事項
下記のようなことは引継ぎで漏れてしまうことが多いです。
・まれにしか使わないツールのIDやパスワード
・1年に数回しか見る必要のない資料やデータの保管場所
めったに使わないということが共通項です。年間のスケジュールをリアルに想像しながら引継ぎを行うことによって防止できる可能性は高まります。
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