エクセルってどんな作業に向いているの? 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

経理や営業などの事務の作業をする際には、漠然とエクセルを使うことが多いと思います。前から使っているからなどの理由が一番多いと思われますが、エクセル以外のソフトを使って作業をしたほうが効率的なのに、無理やりエクセルで作業をしてしまっているケースも散見されます。そこで、今回のブログでは、エクセルが得意な作業や仕事、またエクセルですべきではない作業についてご説明します。

１．エクセルExcelは何に役立つの？

（１）エクセルとは？

エクセルExcelとは、マイクロソフトMicrosoft社が提供している表計算ソフトのことです。

表計算ソフトというのは、表を作成するためのツールとしてのソフトであり、表の合計欄の合計の計算や差引計算などを比較的簡単に行うことができます。また、円や棒などのグラフを作ることにも適しています。

（２）エクセルが向いている作業や仕事、具体的な文書

エクセルは、数字の計算や集計の作業に向いているので、経理や事務作業の仕事で幅広く使われています。

具体的なシーンや文書でいうと、経営計画、予算計画、月次の営業会議の為の売上や利益などの数字がたくさん入った資料などが典型的な例です。このような資料は数字の合計や差し引きが正確に計算されていることが求められますが、エクセルを使うことによって、合計や差し引きなどの計算をソフトが行ってくれるので、人間が電卓などを使って計算する必要がなくなり、資料を作成する作業の効率性が高まり、計算間違いなども発生し難くなります。

また、書類などを郵送で送る際の送り状などの文字や文章があまり多くない文書や、請求書や領収書などある意味で数字がメインで合計や消費税計算などをする必要があり、一方で文字や文章がそれを補足しているような性質の文書は、エクセルがフィットするケースが多いです。

２．エクセルに似た他のソフトとエクセルとの違い

エクセル以外のソフトで作業をしたほうが効率的なのに、無理やり力業でエクセルを使っているケースも多く見受けられます。そこで、エクセル以外のソフトをご説明することによって、エクセルが得意な作業や仕事のイメージをつけて頂きます。

（１）文書作成に向いているワードWord

文字で長文の文章を書く作業や仕事にはエクセルは向いていません。エクセルを作っているマイクロソフト製ならば、文章を書くにはワードWordがフィットします。特に、報告レポートや案内文などの長文を書く場合には、エクセルで無理やり文章を書くのは無理があります。長文を書くことはエクセルでは本来想定されていないからです。

（２）プレゼン資料の作成にはパワーポイントPowerPoint

社内、社外問わず社内の会議やコンペでプレゼンをする際のプレゼン資料を作る場合には、パワーポイントがフィットします。プレゼンの際に求められる見出しなどの独特の視覚的な見た目を簡単に整えることが可能です。これをエクセルで力業で無理やり作成することも可能ですが、手間と時間がかかり、見た目もパワーポイントで作るのに比べると劣る可能性があり、効率性と有効性の両面で望ましくないケースが多いでしょう。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、

初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング・サポート『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。