PDFって何？PDFを閲覧するためのAcrobat Readerのダウンロード方法!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

ペーパーレス化へ移行している現代で紙媒体からデジタル化する際に利用されているのがPDF形式になります。
そこで今回の記事では、PDFについて記載していきます。

PDFとは

PDFとは、Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の略語になりデジタル文書の保存形式となります。
通常だと、WordやExcelといったアプリケーションで作成したデータは同じソフト使用していなければ使用できません。
しかし、PDF形式を使用する事で相手がどの端末を利用していても情報をそのまま共有する事が出来ます。

PDFの歴史

PDFは1990年代にAdobe Systems Co., Ltd.(現在Adobe KK)により開発されました。
また、1993年にAdobeがPDFの仕様を公開、1994年にPDFリーダーの「Adobe Acrobat Reader」を無料公開したことで、PDFは多くの人に利用されることになりAdobeはPDF作成ツールで利益を上げるようになりました。

PDFのメリット

PDFのメリットについて記載いたします。

・PDFを開くための機種やOSを選ぶ必要がなく、ほとんどの端末で閲覧が可能
・ファイルサイズが小さく、ダウンロードが早い。また、メールでも送付可能
・パスワード制限や暗号化が可能で、セキュリティ面でも安全性が高い
・特別なアプリケーションは必要なく、WordやExcelなどから作成が可能

PDFの注意点

PDFは基本無料で利用できますが、編集をするためにはAcrobat ProやいきなりPDFなど有料ソフトが必要になります。
しかし、ソフトを持っていなければ改ざんなどされにくくなります。

PDFの作成方法

Microsoft OfficeでPDFを作成する方法を紹介いたします。
Word、Excelとも作成の方法は変わりません。

1,作成したWord、Excelのファイルをクリック

2,名前をつけて保存を選択
3,ファイルの種類の中にあるPDFを選択
4,保存で完了
5,完成したPDFファイル

Adobe Acrobat Reader

PDFを閲覧するためのAcrobat Readerは無料ダウンロードができます。
Acrobat Reader：https://get.adobe.com/jp/reader/

以下の手順で可能です。※ブラウザはGoogle chrome

1,Acrobat Readerダウンロードをクリック

2,左下のインストーラーをクリック

3,ダウンロード開始画面

4,終了をクリックして完了

また、デフォルトに設定しておくと今後選択することなくAcrobat Readerが起動します。

ここまでPDF、Acrobat Readerのダウンロードについて記載いたしました。
紙媒体で扱っていたデータをPDFにすることによって、コピー紙、インク代や保管場所などさまざまなコストカットが可能です。
また、PDFで保存する事によって必要書類や帳票の再発行などもすぐに検索し発行することができます。
今回の記事で、PDFを活用し自社の業務効率を向上に繋がれば幸いです。

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