今からでも遅くない!!ペーパーレス化のメリットについて!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

近年では、環境保存、経費のコスト削減や業務の効率化といったメリットがあるため、ペーパーレス化に取組む企業が増加しています。
そこで今回は、ペーパーレス化について記載していきます。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体の物を電子データとして活用や保存をする事を言います。
また、今までの業務で利用していた、紙媒体で文書、帳票、資料などを電子データにすることで業務の効率化やコストの削減になります。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化によるメリットについて記載していきます。

コストの削減

ペーパーレス化をする事によって大幅なコストの削減が可能です。

・コピー用紙代

・インク代
・印刷機のメンテナンス代
・封筒代

・郵送費

業務効率化

電子データ化にすることで共有サーバーや共有クラウドに保存する事で、企業内での情報共有が簡易になります。また、ファイル名による検索ができるため必要な情報をすぐに探し出すことが可能です。

さらに電子データ化にすることで、ネット環境があれば会社に出社することなく在宅ワークや出張先でも利用でき業務効率化に繋がります。

企業のイメージアップ

ペーパーレス化をアピールする事で、環境問題の取組みの一環やSDGsに積極的に取組んでいる企業として認識されることで企業のイメージアップになります。

オフィスでの保管場所

紙媒体の書類では保管場所である、棚、ロッカー、書物庫などスペースが必要になります。

帳票によっては数年に渡り保存しなければならない書類もあり、限られたスペースで保管しなければなりません。しかし、ペーパーレス化によって電子データ化すれば基本的にサーバーなどで保管するため会社内でスペースの確保に悩むことがありません。

経年劣化と災害対策

紙媒体の重要書類は経年劣化によって黄ばみや破れが目立つようになります。また、火災や水害などの災害による消失も考えられます。

電子データで保管することで経年劣化対策や災害などで消失するリスクも避けることができます。

ペーパーレス化を促進

ペーパーレス化を促進するためのシステムなどをご紹介いたします。

書類作成システム

Excel、Wordなどの他に、請求書発行システムがあります。また、請求書発行システムを利用する事で、発行後にメールやクラウドで共有することで印刷、封入、郵送と業務を削減することができます。

機器やインターネットによる保管管理

社内サーバーやインターネット上でデータを保管管理する事で、データの一元管理が簡易になり、外出先での編集や閲覧が可能になります。

ここまで、ペーパーレス化について記載しました。
もし、ペーパーレス化に迷った場合は身近な業務から始め、成功事例を身近に作る事で徐々に広げる事をおすすめします。
また、ペーパーレス化で利用できるシステムやツールでは初期費用がかかるものもありますが、活用する事で業務の作業効率化にもつながるので前向きに検討してみてください。

事務業務にシステムやツールを利用するまでもないけども、自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。