議事録を作る時に抑えておきたいポイント！ちょっとした工夫が大事 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

ミーティングの議事録作ることが増えてきたけど、本当にこれで良いのか不安、そんなかたも結構いらっしゃると思います。そこで、今回のブログでは議事録を作る際のポイントなどをスッキリと分かりやすくご説明します。

１．そもそも議事録とは？何をどこまで記録するの？

会議やミーティングなどをした際の記録やメモのことを議事録と言います。その目的としては、下記などを上げることができます。

（１）会議などで話された内容の記録

会議などのミーティングで話された内容を記録しておき、必要に応じて後日に確認ができるようにしておくためです。

（２）会議の開催場所、開催時間、参加者の記録

どこでいつ誰と会議をしたかの記録としても役に立ちます。

（３）だれが何を喋ったかの記録

もしも、会議で行われた会話をすべて記録している場合には、誰が何を喋ったかがこれを見れば一目瞭然となります。

（４）参加者の記名押印

議事録が完成した後に、参加者全員に回覧して議事録が正確で漏れなく記録されているかが確認されます。そして、確認をしたものは議事録に記名押印して、議事録が正であることの主張を記録として残します。

２．会議の重要性によって議事録に絶対に書くべき事項が変わってくる

さて、議事録にどこまで記録するかということが問題ですが、それは会議やミーティングの重要性に左右されると考えてください。

（１）取締役会などの法律上も最重要の会議

例えば、取締役会は会社法上で会社の経営意思決定機関として最重要とされている会議体です。ですの、上記１の（１）～（３）までの全ての情報を記録しておく必要がります。後ほど経営上も問題が発生した場合に、誰に責任があるのかなどの証拠資料となるからです。

その他にも、株主総会や経営会議、監査役会などの重要な会議は同様にフルスペックですべて記録すべき会議体となります。

（２）ちょっとしたミーティング

毎月定例の会議などの公式なものでなく、目の前で発生したちょっとした問題についてのミーティングなどは、逆に上記（１）のようなフルスペックでの記録は必要ないでしょう。状況に応じて、決まった事項や今後対応すべき事項であるペンディング事項などと日時や参加者程度を記録すれば十分と言えるでしょう。

３．議事録をビジネスに有効に活用するポイント

ここで、議事録に関連したいくつかの工夫事項をお伝えします。

（１）会議の前に議題一覧（アジェンダ）を作っておく

まず、とても簡単で良いので会議の前に、議題となる一覧を作っておくと、会議の前に事前に頭の中や状況の整理になり、会議の有効性が上がります。また、これを事前に参加予定者に配布しておくことで、参加者全員に対して同様の効果があり、会議の有効性も効率性も高まることになります。

（２）会議中に議事録の下を作ってしまう

ミーティングをしている間は、メモやノートにポイントとなる内容を記録して、会議が終わった後に、改めて議事録を作るということをすると、時間が余分にかかり効率性が悪くなります。また、議事録を作る事自体が手間なので、ついつい後回しになってしまい、結局議事録が作成されないという最悪の結果を誘引する原因にもなります。そして、上記（１）のアジェンダを基に議事録を作ると、スムーズに効率よく議事録を作成できます。

（３）決定した結論の内容は必ず記載する

会議で決まった事項は、完結に記録して、会議の後の行動に確実に生かせるようにする必要があります。長い文章で書くと余計に内容が分かりにくくなるので、箇条書きなどでまとめることをお勧めします。その際には、いつまでに何をするのかを明確にしないと（会議でそれを決めることが重要）、結局行動につながらなくなり、会議をした意味が半減します。

（４）ペンディングとなった事項も必ず記録する

今は答えを出せない事項が、次に機会を回され、それがいつの間にかどこかへ消えてしまうというケースをも多いでしょう。これはビジネスにとってとても危険なことです。必ず記録して、かならず後追いをしましょう。

（５）あまり細かく完璧につくらない

細かく作りすぎると時間と手間がはげしく負担となるので、ある程度の要点を過剰額にする程度で十分なケースが多いと思われます。

（６）会議後に回覧する

メールなどで参加者に回覧し、その際に各自が実施すべき事項を時間軸を持って伝えることで、決めたことが確実に実行できる強い組織になります。これは競合に比べてすごい強味となります。

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