帳簿の作成（記帳）をスピーディに正確に作業するコツ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

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弥生会計などの会計ソフトを使って帳簿を作成する際には、いくつかのちょっとした工夫をすることによって、驚くほどスピードはアップし、正確性も格段に増すことができます。経理の仕事の間違いが多い、時間が掛かりすぎているなどのお悩みのある社長や経理スタッフのかたには、今回のブログは必見ですよ。

１．適度に補助科目を設定する

（１）補助科目とは

補助科目というのは、地代家賃や借入金などの勘定科目に下に設定することができる補助的な勘定科目のことです。例えば、長期借入金の補助科目として、日本政策金融公庫、三井住友銀行などの借入先を補助科目として設定します。

（２）補助科目を設定するメリット

①正しく記帳できているかどうかのチェックが簡単にできるようになる

上記の長期借入金の例でいくと、各銀行ごとに補助科目を設定することによって各銀行ごとの借入金の残高が帳簿上で明確になることにあります。そのため、返済予定表などのあるべき残高と帳簿残高が正しく一致しているか否かのチェックを手間をかけることなく瞬時に判断することが出来ようになります。もしこれを設定していないと、時間と手間をかけて改めてエクセルなどで集計して各銀行ごとの借入残高を計算する必要があります。

②決算の時にすぐに内訳明細書などの添付資料を作成できる

年1回の決算をして税金の申告書を作成する際には、内訳明細書などの添付資料を作成する必要があります。借入金の銀行ごとの残高などの情報を添付資料として作成する必要があるのですが、この際に補助科目を設定しておれば必要な情報を会計帳簿からそのまま手に入れることができ、決算の作業の効率が飛躍的に高まります。補助科目が設定されていなければ、1年分の取引についてエクセルなどで集計作業が必要になり、手間とストレスと時間がかかり、また間違えが発生する可能性も高まります。

（３）補助科目を設定するデメリット

①会計帳簿に入力する手間が一つ増える

会計帳簿を作成するということは、勘定科目の選択や日付や取引金額や相手先や内容などの色々なデータを会計ソフトにインプットするということに他なりません。そのため、補助科目を設定するとその勘定科目については、補助科目を選択するという入力インプットの行為・手間が一つ増えることになりますので、その分、効率性は落ちることになります。

②使わなくなった補助科目を整理する必要がある

補助科目をいったん使い始めると、自然とどんどん補助科目が増えてきます。そのまま放置しておくと、要らない情報が増えるため作業の効率化が悪くなります。そのため、もう利用していない補助科目を定期的に整理する削除するという作業が必要になります。

（４）補助科目を設定する際の留意点：適切な量に留める

①すべての勘定科目に補助科目を設定するのはナンセンス

なんでもかんでもすべての勘定科目に補助科目を設定してしまうと、その分入力の手間が増えるので、返って効率性を損ないます。一般的に補助科目があれば効率性と正確性が良くなると思える科目は、預金、未収入金、差入保証金、未払金、預り金、預り保証金、借入金、地代家賃などです。

②目的に応じて柔軟に補助科目を設定する

それと、目的に応じて柔軟に補助科目を設定することがポイントとなります。例えば、広告宣伝費を戦略的な費用としてそれなりに使っているケースでは、広告媒体ごとにGoogle、Yahoo、Facebookなどの補助科目を作ると、経営情報として有用になる可能性が高いです。

２．補助科目などの名称に必要な情報を入れ込んでしまう

毎月などの会計帳簿の作業の際に必要になる情報そのものを補助科目などの名称に入れ込んでしまうと、会計ソフトの作業をしながらそのまま必要な情報を手に入れることができるので、とても効率的です。

例えば、とある金融機関からの借入金の元金の返済が毎月10万円、利息は毎月微妙に異なる、返済の口座振替の額は元本も利息も一緒に通帳データに記帳される、という場合は、補助科目の名称を「三井住友/月10万円」と設定することによって、その都度、返済予定表で元金の返済額を確認する必要が無くなります。とても楽で作業効率は格段に上がります。

３．前期の総勘定元帳などの仕訳データをエクセルにダウンロードしておく

会計ソフトは年度ごとにファイルを作成するので、前期の仕訳などのデータを確認しようと思ったら、その都度に会計年度を切り替える必要があります。前の年度の仕訳を確認しようとして年度を切り替えて前の年度を見ているうちに、何を確認するのかを忘れてまた今の年度に戻る、、、などの無駄な作業が増えることが多いです。

これを回避するのが、前期の総勘定元帳などの仕訳データをエクセルやPDFなどにダウンロードしておくことです。こうすることによって、今期の会計ソフトのデータを見ながら、前期の仕訳を確認することが可能になり、業務効率は格段にあがります。切り替えの手間ががめんどくさくて前期のデータを確認しなかったために間違いが発生するようなケースも減るので、正確性も高まります。

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