経理の仕事をパワーアップさせるコツ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】
事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。
経理スタッフの記帳などの仕事の精度がいまいちで間違いが多いし、効率性が悪くて時間もすごくかかっているとお悩みの社長、もしくは、経理のスタッフのかた。そんな方は是非に今回のブログを読んで頂けたら、経理の作業や仕事の正確性と効率性がアップすること間違いなしです。
目次
１．まずは効率性を高めて時間をつくる
経理の仕事のパワーアップ、ブラッシュアップを考える時に、まず最初に行うべきは、効率性を高めることができるところはどこかを考えることです。そして、効率性を落としている可能性が一番高いのは、領収書や銀行の通帳などの情報の入力に時間と手間が掛かっているケースが考えられます。
（１）銀行の通帳やクレジット・カードの利用明細の情報はデータを取り込んで記帳する
会計帳簿の作成、記帳をする際に、銀行の通帳やクレジット・カードの利用明細の情報を全部手で会計ソフトに打ち込んでいると、手間と時間がかかり、また、入力ミスが発生する可能性が高まります。一方で、電子データを入手して会計ソフトに取り込めば、日付や支払先や金額などの基礎的なデータの入力は瞬時に完了します。
最近の会計ソフトは、フリーなどのクラウド会計ソフトだけでなく、昔からある弥生会計などでも、銀行やクレジットデータをインターネット経由で取り込むことが可能です。また、エクセルなどに一度ダウンロードしてから取り込むことも可能です。
月に数得るほどの取引しかない銀行やクレジットカードは別として、それなりに動きのある銀行などは、データを取り込む仕組みにすることで経理スタッフの事務の効率性が飛躍的にアップします。
（２）領収書での支払自体を減らす
でも、うちの会社は現金での支払が多くて、領収書を会計ソフトに入力するのにすごく手間がかかる、というケースもあるでしょう。その際は、現金での支払いをクレジットカードでの支払いに変更できないかを考えると良いでしょう。こうすることによって、一番時間と手間のかかる領収書データの会計ソフトへの入力という事務作業の量が激減し、経理の仕事の効率性は飛躍的に高まります。
２．営業などの情報を適切に共有できるようにして経理の仕事の正確性を高める
経理スタッフの能力がある程度高かったとしても、正しく帳簿を作成するために必要な営業などからの情報などがなければ、結果として経理スタッフは正しい帳簿を作成することができません。また、どこに情報があるかは知っていたとしても、情報がごちゃごちゃに整理されずに保管されていると、結局は必要な情報を探し出すことが出来なかったり、もしくは、必要な譲歩を見つけるの多大な時間を要して効率性が著しく悪くなったり、または、誤った情報を参照することで処理が間違ってしまう恐れもあります。
（１）経理部門以外の営業などでの情報の持ち方のルールを定める
そこで、まず必要になるのが、経理以外の部門の中での情報共有のルールを定めることです。例えば、リフォーム業の会社を例にしてみましょう。経理がリフォーム工事の売上を会計上帳簿上で正しく処理をしようと思えば、リフォーム工事がいつ完了してお客さんに引き渡したのかの情報が必要となります。そして、顧客名や売上金額や契約日、決済条件、そして完了日などの最低限の情報を集めた顧客リストをエクセルなどで作成しておけば、経理スタッフはすぐに完了日の情報を入手することが可能となり、正しく会計処理を効率的に行うことができます。エクセルが難しければ、契約書データのフォルダの仕方を工夫することなどでも代用可能です。
（２）経理が必要な情報をいつでも取れる形にしておく
経理の部門とそれ以外の営業などの部門の情報の共有の方法ですが、ひとつは毎月翌10日などのルール化した日付に契約リストなどの提出を経理が受ける方法があります。でも、この場合は提出するという手間が発生します。
そこで、お勧めなのは、そもそも最初から情報を共有してしまうことです。DropBoxなどの情報共有ツールは、共有するメンバーを個別に設定できるので、営業が経理スタッフも共有できるメンバーとして設定することにより、経理スタッフはいつでも必要な情報をとることができます。これは、情報が頻繁に更新される営業などのデータにフィットしているケースも多いです。
いままでは、紙でなく電子データでのやりとりを想定しましたが、紙の資料でも同様です。それぞれの営業が紙の納品書などの資料を各自の机の中に仕舞い込んでいると情報の共有ができません。共有すべき資料は、各自の机の中ではなく、共有用のキャビネで保管し、メンテンナスすることで、営業部門だけでなく、経理スタッフなども適宜必要な情報にアクセス可能になり、経理の仕事の効率性と有効性を高めることが可能となります。
自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
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