あなたのどのような仕事や作業を手放せばもっと儲かるか？ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

オンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』のコッティです。

いつもいつも忙しくてヘロヘロになっているのに、それほど儲かっていないのはなんでだろう？
そのように思っている社長さんなら、ひょっとしたらこのブログはお役に立つかもしれません。

１．儲かっていない理由をざっくり分析してみましょう

儲かっていないということは、ご存知のように単純に「入ってくるお金<出ていくお金」となっているということです。なぜこうなっているのかは下記に分類できます。

• 入ってくるお金が少ない（売上の額が少ない、利益額・利益率が少ない・低い）
• 出ていくお金が多い（コストを掛け過ぎている）

（１）入ってくるお金が少ないケースとその対応

このケースでは下記のような対応が考えられます。

・営業が十分にできていない➡もっと営業すれば売上件数が上がる？

・単価・粗利益が安すぎる➡もっと高い単価にすれば荒利益が残る？

（２）出ていくお金が多いケースとその対応

こちらのケースでは、下記の対応が非常に有効です。

・広告費が多い➡効果の乏しい広告費を減らす！

・人件費が高い➡給料を減らす、人を減らす（営業も事務も）！

・家賃が高い➡安いところに引っ越しをする！

とてもシンプルな対応を列挙しましたが、「（１）入ってくるお金が少ないケース」は、「？」がついています。なぜなら、やみくもに営業してもなかなか売上件数は増えませんし、単価・粗利益を上げようとしても、むしろ顧客離れを招き売上件数・売上金額そのものが減ってしまう可能性があります。

一方で、「（２）出ていくお金が多いケース」では、「！」と断定しています。なぜなら、広告費をカットすれば、給与額や人を減らせば、または安い家賃のところにオフィスを引っ越しをすれば、確実に出ていくお金は減ります。

ということは、「（１）入ってくるお金が少ないケース」の解決の答えを見つけるのは簡単ではなく、試行錯誤と困難が伴い時間がかかるということではないでしょうか。

そして、「（２）出ていくお金が多いケース」は、実行の難易度自体は比較的低く、短期間で効果を見込むことができます。もちろん、広告費のカットもある程度の判断の難しさがありますし、人の問題となると体裁が悪くなるケースも多く、法務リスクや精神的な負担なども想定されます。しかし、腹をくくって覚悟さえ決めてしまえば、売上高や粗利益を改善することに比べて難易度ははるかに低いです。

２．儲けるためにどこから手をつけましょうか？

さて、上記のように分析することができたので、次は実際の行動をイメージしてみましょう。

答えに到達するのに試行錯誤が必要なことは、すなわち、十分な時間と柔軟な思考と失敗を何度も乗り越える粘り強さと精神力が必要ということだと思います。そのためには、まずは足元の問題を解決して、精神的身体的なストレスを一定程度減らして、金銭的にも精神的にも余裕を持つことが必須です。ならば、まずは短期的に答えを見つけることが比較的簡単で、かつ、その効果が高いことから優先的に意思決定して実行すべきではないでしょうか。

そうです。まずは、「（２）出ていくお金が多いケース」での対応を実行すること、固定的な経費をカットすることです。誰かに嫌われようが、カッコが悪かろうが、覚悟を決めてやるべきではないでしょうか。

そして、これはあくまでも、「（１）入ってくるお金が少ないケース」＝「売上と粗利益を増やす」という難しい命題の解決に時間がかかるので、まずは先行して効果が確実なことを実行したのだという認識が大事だと思います。なぜなら、固定的な経費をカットして一息ついた時点で、困難なことにチャレンジし続けることから離れてしまうケースが多いからです。

３．短期的な対処をした後に、売上と粗利益を増やすことをもっと確実にするためにやるべきこと

すでにお伝えしたように、「売上と粗利益を増やす」という困難な命題を解決する為には、それに対して長期にわたり継続してチャレンジし続けることが可能な状況を維持することが大事です。そのためには、社長であるあなた自身が時間的、精神的、金銭的に余裕を持ち続けること、そのような環境を作る事がとても重要です。

では、どのようにしたらそのような環境を作り上げ継続させることが可能でしょう？お察しのように、それは単純に社長の仕事を減らすことです。でもこれは社長の皆さんが実感されているように、なかなか難しいことです。社長の仕事は増えるばかりといったケースが多いのではないでしょうか。

なぜ難しいのでしょうか？それは、社長の仕事を含めたビジネス・会社の仕事の全体像をきちんと俯瞰できていないからかもしれません。もしそれがクリアになれば、社長がやり続けるべき仕事と手放すべき仕事がぼんやりと見えてくる可能性があります。

ただし、ビジネスはある意味とても複雑なプロセスの複合的な有機体な存在であるともいえます。ヒト、カネ、モノ、情報という曖昧な要素から構成されているからです。このようなものをクリアに俯瞰するにはコツが必要です。そのコツの一つは、目的に沿う形で対象を適切に分類するということです。

そこで、ここではビジネス全体を俯瞰し易くするための準備として、ビジネスで行われてい全体のる仕事自体を分類してみることにします。

４．仕事を分類する

様々な分類の仕方があると思いますが、社長がやらなくても良い仕事を抽出する、という観点からは、下記のような分類の方法が有効です。

‘①「決める（意思決定）」➡②「成す（実行）」➡③〔①②の結果として発生する仕事を〕「する（事務作業）」

「決める（意思決定）」

社長の最大の仕事は「決める」こと、すなわち意思決定です。

社名を決める、オフィスの場所を決める、雇う人を決める、扱うべき商材・サービスを決める、売価を決める、ホームページの内容を決める、営業のやり方を決める、発送方法を決める、給料額や支払日を決める、会計事務所を決める、などなどいくらでも多種多様な決めることが社長にはあります。

この「決める」は、ある意味では社長以外はできません（些末なことを除いては）。スタッフである部下に任せたとしても、最終的には社長が稟議書・決裁書や口頭で承認という形で最終の意思決定「決める」をするからです。

「成す（実行）」

社長が様々なコトを決めた後には、決定した事項を「成す（実行）」のステップに移ります。これの実行者は、社長だけではなく、他の役員、部長課長、営業マン、技術者なども含まれます。

例えば、商社などのモノの仕入・販売をしている会社ならば、社長が決めた商材の仕入をして、SNSや広告などで周知を行い、営業と販売を実施します。ある程度の規模のある会社ならば、仕入担当、広報担当、営業担当などそれぞれの分野に精通したスタッフが実行することになりますし、ほぼ社長だけで営まれている零細な事業や会社ならば、社長自身がほとんど全てを実行しているケースもあります。

これらの仕事は、その会社固有のビジネスとして扱う商材やサービスについての相当程度の知識やノウハウを有する人でないと適切に実行できない、という特質があります。扱っている商品・サービスについての知識が乏しい人は、仕入の目利きはできず、広報のためのブログの原稿を書くことは難しく、商品・サービスの説明がたどたどしい営業マンは顧客に愛想をつかされることでしょう。

〔（１）（２）の結果として、又は、付随して発生する仕事を〕「する（事務作業）」

仕入や販売が実行された結果として、様々な仕事が発生します。モノを仕入したならば、必ず支払の処理・作業が必要となりますし、商品やサービスを販売したならば請求業務を行わなければ会社が潰れてしまいます。（もちろん、支払や請求についても、社長の承認や確認は必要になります。）

また、「決める」「成す」の直接の結果ではなくても、会社として人を雇っていることや、そもそもビジネスを始めて会社を設立したことなどに付随して必ず行わなければならない業務・作業がたくさんあります。

例えば、社長も含めて会社で雇っている人間に給料を毎月支払なければならず、その為には社会保険や源泉所得税などを考慮した上で、毎月、給料の計算を行う必要があります。また、会社の経営の状況を把握するため、税金の申告と納付をするため、銀行に決算書を提出するためなどの理由により、会計帳簿を作成した上で、毎年、決算書と税務申告書を作成する必要があります。

この仕事の特徴は、その会社固有のビジネスとして扱う商材やサービスについての相当程度の知識やノウハウは、（２）の「成す」仕事に求められる程は必要とされない、ということです。むしろ、専門的職業としての知識やノウハウが求められるケースが多くなります。例えば、支払業務ならば金融機関のWeb銀行システムなどについて、請求業務ならば請求システムやエクセルなどについて、給料支払については社会保険など、帳簿・決算書や申告書の作成については会計や税制についての知識やノウハウが必要になります。

５．社長の仕事の精査・棚卸

ここで少しおさらいをしますと、上記４で会社の仕事全体を下記のように分類しました。

‘①「決める（意思決定）」➡②「成す（実行）」➡③〔①②の結果として発生する仕事を〕「する（事務作業）」

そして、結局、①「決める（意思決定）」と②「成す（実行）」は、会社が扱う商品やサービスについてある程度精通している社長や幹部などの人でなければ適切に実施できないのに対して、③の「する（事務作業）」の場合はそのような固有の知識があまりないスタッフでも実行可能なことが分かりました。

ということは、もしも社長や上級スタッフが既存の仕事で手がいっぱいな状態が続いており、あまり儲かっていない状況を改善するためにじっくり考えたり、情報を収集・精査したり、計画を練ったり、良いアイデアを出すために十分に時間を割いたりリラックスできていない状態が続いているならば、社長などが実施している仕事を上記の③つに分類して、その内の③「する（事務作業）」に該当する仕事を洗い出すことから始めたら良いということになります。

一般的には、下記の業務が③の「する（事務作業）」の例と思われます。

・請求書の発行・発送
・請求額の回収のチェック
・仕入・外注費や給料などの経費の支払
・給与計算
・会計帳簿の作成

また、専門家的な要素が強い仕事では、下記の一部も「する（事務作業）」該当することになります。

・社会保険の年度更新などの申請・手続（専門家としては社会保険労務士など）
・会計の決算作業、税金の申告書の作成・申告（公認会計士や税理士など）
・webデザインなどの作成（デザイナーなど）
・パソコンなどのIT機器やソフトなどの選定や設定など（IT専門家など）

ただし、例えば株式会社などの法人の税金の申告は、税理士事務所・会計事務所などでの勤務の経験者がいなければ会社自身で行うのは相当な困難が伴います。webデザインなども実質的には社長やスタッフなどが行うのは難しいでしょう。一方で、社会保険の年度更新の手続きなどはある程度勉強したり役所に聞いたりすれば社長やスタッフ自身が行うことが可能でしょうし、パソコンの入れ替えなども同様です。

そして、上記の仕事の全部もしくは一部を社長などが手放して、社内スタッフに任せる、もしくは、外部の専門家などに外注するということによって、社長などの時間的・精神的・体力的な余裕を確保して、きちんと儲かる＝適切な利益を生み出す事業・会社にしていくことが、社長の大事な仕事だと思われます。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
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