エクスプローラーのフォルダを入れ子構造にして事務の作業の効率性と有効性をアップ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

支払が漏れたなどの事務の作業で失敗が発生したり、効率がとても悪くて時間が掛かりすぎていたり、事務作業で問題を抱えてる会社も少なくないと思います。そんな時、エクスプローラーのフォルダの構成をすこし工夫するだけで、思った以上に事務作業の精度が高まったり、効率性が大きく向上したりします。今回のブログではフォルダの構成を工夫して効率的に事務の作業をするコツをお伝えします。

１.エクスプローラーの表示は「詳細」にする

まず、エクスプローラーの表示の設定は、「詳細」にしましょう。名前と更新日時が一覧表示されるため、一覧性が高く事務作業を効率的に行うのに最適です。

２．入れ子状態のフォルダを作成する

（１）「請求書PDF」の親フォルダ

次に、「請求書PDF」という親フォルダを作ります。そこにエクセルを基にPDF化した請求書データを入れていきます。

（２）「送付済み請求書」の子フォルダ

さらに、「送付済み請求書」という子フォルダを作ります。

メール送付が終わった請求書を、「請求書PDF」の親フォルダからこちらに移動させます。

（３）「入金済み請求書」の孫フォルダ

最後に、「入金済み請求書」という孫フォルダを作ります。

顧客からの入金を確認できた請求について、請求書データを「送付済み請求書」の子フォルダから移動させます。

３．入れ子状態のフォルダの効用

（１）請求書の状態が一目瞭然

各フォルダを見れば、請求が漏れていないか、回収が終わっているかが一目瞭然にクリアになりますので、請求業務などの事務作業の有効性と効率性が高まります。

（２）入れ子状態にすることで無駄なファイルの移動が減る

「請求書PDF」の親フォルダの下に、「送付済み請求書」と「入金済み請求書」の二つの子フォルダを、さらに「作成済み請求書」を加えて３つの子フォルダを作るという方法もありますが、これだと、請求書を送付した後に、「作成済み請求書」フォルダから「送付済み請求書」に移動させる時、もしくは、入金を確認した後に「送付済み請求書」フォルダから「入金済み請求書」フォルダに移動させる場合に、手間が掛かります。

一方で、各階層の子フォルダは常に１つに限定して、下の階層は子フォルダのしたに孫フォルダとして設けるという、入れ子状態を作る事で、請求書データの移動を最低限に抑えることが可能となり、

請求書の作成、送付や回収確認などの事務作業の効率性と有効性を大幅に高めることが可能となります。

４．フォルダに番号を付けると更に効率的

今回の入れ子状態のフォルダでは必要ないですが、並列な構造のフォルダ構成の場合は、フォルダ名の最初に番号や記号を付けると、自身での確認する場合も、またチーム内での伝達の際などにも、すぐに該当フォルダが判明するので、事務作業の効率と有効性を高めることが可能です。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、

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