Googleカレンダーを活用した事務の作業の効率化と有効化 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

経費の支払が漏れていたなど事務の作業で失敗が発生したり、事務作業の効率がとても悪くてスタッフの帰りが遅くなっているなど、事務作業で問題を抱えてる会社も少なくないと思います。そんな時、Googleカレンダーを上手に使うことにより、事務作業の正確性が増し、効率性が大きく向上したりします。今回のブログでは事務作業の効率性を上げるためにGoogleカレンダーを使うコツをお伝えします。

1.Googleカレンダーに毎月の予定入れる設定の仕方

(1)Googleカレンダー上で予定を入れる日を右クリックする

例として、毎月5日に請求書を作成して発送していることとします。それをGoogleカレンダーの毎月の予定に自動で表示されるようにします。

まずは、Googleカレンダーを起動して、予定を入れる日のところで右クリックすると、下記のようなポップアップ画面が出てきます。

「タイトルと日時を追加」とある一番上のボックスに、例えば「請求書の作成と発送」と入れます。

(2)繰り返す事務作業などの予定日を設定する

次に、「時間を追加」をクリックします。すると下記のような画面になるので、「繰り返さない」をクリックします。

さらに、一番下の「カスタム」をクリックします。

そして、「か月ごと」を選んでください。

日付は最初に5日のところでクリックしたので、5日になっています。変更することも可能です。

そして、最後に右下の「完了」をクリックすれば出来上がりです。

毎月5日の10時30分から「請求書の作成と発送」という予定がGoogleカレンダーに表示されるようになっています。

2.Googleカレンダーの毎月の予定化で事務の作業が効率化する予定の例

下記のような予定は、毎月の予定としてしまうことで、事務の作業の失敗が減り、効率化にも資することになります。とりあえずの仮でも良いので、毎月実施する日を決めてしまうこと自体が業務効率化に役立ちます。あらかじめGoogleカレンダーに予定が入っているので、他の予定を入れなくなり、また、毎月いつこれらを実施しようかと思案する時間と手間とエネルギーが必要なくなるからです。

・請求書の作成と発送
・売掛金の入金・回収のチェック・消込
・買掛金や外注費、経費の支払の処理
・給与の支払の処理
・銀行口座間の資金の振替の処理
・月次や週次の社内ミーティング

3.外部との毎月の予定も仮でも良いので日を固定すると効率的で実施の有効性がアップ

また、顧客と毎月ミーティングをするケースなども、毎月10日や毎月第二水曜日などと仮でも良いので予定を決めて顧客と共有しておけば、スケジュール調整の手間が減り、また、確実ミーティングを実行できるようになります。もしも、決めておいた日に別の重要な予定がある場合のみに調整をすれば良いからです。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、
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