アウトソーシングを成功させるために依頼前には業務を整理を!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

業務をアウトソーシングしたくても、どこまでアウトソーシングすればコスト的にも、業務の効率化になるのかイメージしにくいかと思われます。
そこで今回は、アウトソーシングする業務の整理とポイントについて記載いたします。

アウトソーシングを整理方法

アウトソーシングをする前に、自社の業務を把握する必要があります。

業務領域のマトリクス表

コア業務

企業の利益や売上に直結する業務になります。
アウトソーシングに向かない業務になります。

専門業務

自社戦略の重要度は低いものの、自社判断に必要な専門的な知識とノウハウが求められます。
また、自社の経営方針に専門的もしくは、業務の難易度が高く理解する必要があるためアウトソーシングには向かない業務になります。

サポート業務

コア業務の不十分なところを補う業務となります。
アウトソーシングが可能な業務内容を検討する必要があります。

定型業務

アウトソーシングするべき業務になります。
また、定型された誰にでもできる業務であるためアウトソージングしても問題のない業務です。

コア業務と専門業務はアウトソーシングの可能から除きますが、サポート業務は業務内容の検討次第ではアウトソーシングが可能です。
また、定型業務はデータ入力や仕訳など誰にでもできる仕事なのでアウトソーシングに適した業務になります。

アウトソーシングのポイント

アウトソーシングを導入、管理するときの考慮するポイントを記載いたします。

・自社業務の精査
まず、自社業務を精査することから始まります。
どの業務をアウトソーシングするのかしっかりと検討しなければ、結果マイナスになる場合があります。

・委託業務を明確
アウトソーシングする業務範囲を明確にする必要があります。
お互いを信頼して業務を遂行することが必要なめ、曖昧な範囲での依頼や、範囲外の依頼を安易する事を避けるために必要です。

・業者間とのリスクマネジメント
アウトソーシング先と情報共有する中で、扱いに注意が必要です。そのため、アウトソーシングが実際に始める前に、情報の管理方法の徹底やセキュリティ対策をする必要があります。

・業者の選定
アウトソーシングの費用ばかり目を奪われますが、企業の実績、業務の依頼できる範囲、業務を実行するスタッフ、情報の管理体制、業務の報告方法など選定する際にチェックする必要があります。

・業者とのコミュニケーション
定期的な業務の進歩報告、トラブル発生時の連絡先、ワークフローの共有、定期的なミーティングなどコミュニケーションを心がけて行う事で、双方がスムーズに情報を共有する事ができます。

ここまで、アウトソーシングする業務の整理とポイントについて記載いたしました。
アウトソーシングをする業務内容の明確化なども大事です。また、社内での反発や引継ぎの支障になるリスクを回避するためにも、事前に現場スタッフにアウトソーシングの理解をしてもらいましょう。

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