Excelの代替としても使える?googleスプレッドシートとは!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

表計算ソフトと言えば、Microsoftが提供しているExcelが世界的にも有名です。非常に優れている表計算ソフトですが、使用するためには費用がかかってしまいます。
そこで今回は、最近Excelの代替として使用されている、Googleが提供しているGoogleスプレッドシートについて記載いたします。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供するウェブベースの表計算ソフトになります。
また、インターネットを介して使用するウェブアプリケーションとなっており、ダウンロードやインストールが不要となっています。さらに、Windows、iOS、iPadOS、Androidなど、多岐にわたり利用できます。

Googleスプレッドシート機能

Googleスプレッドシートの機能について記載いたします。

インターネットブラウザ上による表計算

MicrosoftのExcelのように図表作成や表計算をオンラインで行う事が出来ます。
インターネットブラウザ上で動いているため、専用ソフトのダウンロードやインストールをしなくても利用できます。
しかし、スマートフォンで利用する場合にはアプリをインストールする事で、閲覧や数値入力などが可能です。

同時編集とコメント機能

Googleスプレッドシートは複数人による同時編集が可能です。
また、閲覧者、閲覧者(コメント可)、編集者の３つの権限が用意されているため、部署間を跨いでの業務でも、修正点などに対してコメントをする事ができるため意思疎通が簡易になります。

Excelとの互換性

表計算ソフトと言えば、MicrosoftのExcelが多く使われています。
Excelを他のソフトで使用する場合にはファイルを変換する必要がありますが、Googleスプレッドシートでは、Excelと互換性があるためGoogleドライブにアップロードするだけで編集が可能になります。
また、Googleスプレッドシートで編集したものをExcelで編集することも可能です。

データの形式を変換

GoogleスプレッドシートはPDF、Wordファイル、Excelファイルなどデータの形式を変換しダウンロードすることが可能です。

Googleスプレッドシートのメリット

Googleスプレッドシートを使用すること得られるメリットを記載いたします。

無料で使用可能

Microsoftはライセンス料を支払う事で利用できますが、GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントを作成すれば利用する事ができます。

Googleアカウントは無料で作成できます。

データの管理

Googleスプレッドシートでは、ほぼリアルタイムで自動保存されているため、上書き保存のし忘れによる更新ミスや、急なパソコンの故障などでデータが紛失するリスクを防ぐことができます。

何処でも編集など可能

インターネットに接続できる環境であれば、外出先やクライアント先であっても、スマートフォン、タブレットやパソコンなどで資料の編集や閲覧が可能です。

Googleスプレッドシートの注意点

Googleスプレッドシートの注意点について記載いたします。

ネット環境に左右される

インターネットブラウザで作業をするため、インターネット環境が整っていなければ、使用ができない可能性と処理速度が遅くなる可能性があります。

情報漏洩の可能性

情報共有のための制限の設定ミスをしてしまうと、URL知っていれば誰でも閲覧や編集ができる状態になってしまう可能性があります。

ここまで、Googleスプレッドシートについて記載いたしました。

Excelの代替ツールとして、Googleスプレッドシートをおすすめしました。
無料でGoogleアカウントを作成するだけで誰でも利用ができることや、インターネット環境があればいつでも閲覧や編集が可能です。さらに、情報の共有や同時編集も可能なため業務の効率化にも繋がります。

ExcelやWordなどあまり使用せず、月々の契約をしている方は参考にしていただけると幸いです。

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