属人化のメリットとデメリット、解消方法!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

企業の問題としてあげられるのが業務の属人化です。なぜ、業務の属人化が問題とされているのか？
今回は、属人化のメリットとデメリット、解消方法などについて記載いたします。

属人化とは

属人化とは、仕事の内容や業務の進行などを特定の担当者しか把握できていない状態です。
理想は、各スタッフが各業務を担当して業務を進行する事ですが、実際には特定の業務の内容・方法しかわからない事が多々あります。

原因

属人化になる原因について記載いたします。

人手不足

スタッフがそもそも足りていない職場では、担当されている方だけで業務を進行する方が効率的であるため、新人スタッフなどに教育が行われず、現担当者が固定されやすくなります。

情報の共有不足

業務内容のノウハウに対する情報共有が不十分であれば、業務の属人化の原因になります。
マニュアルなどがあれば属人化の防止にはなりますが、担当者が忙しくマニュアルが作成できない、育成が不十分となればさらに属人化が進行します。

専門性の高い業務

専門性の高い業務は属人化しやすい原因となります。
専門性の高い業務になるとマニュアルにはない高度な技術や判断が求められるためです。

地位の維持

担当者が望んで属人化させることもあります。
専門性が高くなり重宝されやすく、ミスが露呈しにくいなど当人にメリットが得られるからです。

メリット

属人化には否定的な意味でよく使用されますがメリットもあるのでご紹介いたします。

専門性を活かせる

専門的な知識や技術、センスなど優れた能力を持つスタッフに得意な業務をしてもらうことで質の向上になります。

スペシャリストの育成

属人化は特定の人が継続的に業務を担当します。そのため、技術の向上、担当業務に対して深い知識を持つスペシャリストの育成に向いています。

デメリット

属人化のデメリットについて記載いたします。

業務の停滞

属人化により担当スタッフしか業務が行えなくなった場合、担当スタッフがいなければ業務が進まず滞ることによって全体の業務に影響がでます。

業務効率の低下

属人化された業務だとトラブルが発生したときに担当スタッフ以外でフォローする事が難しく、また業務に対して見直す対応ができないため業務効率の低下が発生します。

適正な評価ができない

属人化された業務だと特定のスタッフにしか詳細がわからず、作業の進行具合など上司は判断がしにくい環境になります。

属人化の標準化とは

スタッフ全員が共通の方法や質で業務を行えるように基準を定める事です。
ここでは、属人化を標準化することで得られるメリットについて記載いたします。

業務の品質向上

属人化から標準化することで、マニュアル通りの流れに沿って作業が可能になります。また、サービスの質が均一になり安定することで全体の品質が向上します。

マネジメント管理

標準化することでマネジメント管理が行届くことで、ミスや不正の抑制効果さらに、トラブルに備えたリスクマネジメントにもなります。

属人化の解消方法

属人化の解消方法について記載いたします。

システムの導入

システムを導入することで業務の自動化やデジタル化する事で業務内容を削減することができます。さらに、情報共有システム、コミュニケーションツールなどを活用すれば社内で簡単に情報が共有できます。

アウトソーシング

属人化した業務を専門家にアウトソーシングする事で属人化の解消、スタッフがコア業務に集中することができ、業務の効率や品質の向上になります。

ここまで、属人化について記載いたしました。
属人化はあまり良い印象はないかもしれませんがメリット・デメリットが存在しています。また、属人化を解消することで企業にとって業務の向上や品質の向上につながります。

属人化の解消について今回の記事を参考にしていただければ幸いです。

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