業務効率化と改善!!働きやすい職場作り!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

高齢化による労働者の不足や、コロナ禍による働き方の多様化によって働き方改革が進行しています。
そこで今回は、企業での業務効率化や業務改善の始め方を記載いたします。

業務効率化とは

業務効率化とは、タスク上の業務過多、生産性のない動き、繁忙期と閑散期などを無くすことで、業務時間・費用の削減が実現する事です。

業務効率化の始め方

業務効率化を始めるにあたっての参考順を記載いたします。

現状把握

業務内容の棚卸をすることで現状を把握する必要があります。
また、部署、担当スタッフ、業務に必要なスキルなどをまとめて整理しましょう。

課題、問題点

課題や問題点を洗い出す必要があります。しかし、業務の数が多い場合は効率化をしやすい業務を優先的に始めるのもありです。

スケジュール

効率化する業務が決まれば、効率化に向けて改善策のスケジュールを作成し明確にする必要があります。しかし、スケジュールの作成にあたって無理が生じると作業が混乱し業務が低下してしまう恐れがあるので、無理のない範囲でスケジュールを作成する必要があります。

改善策の実施

改善策を業務のプロセスに段階的に取り入れ、常に業務効率を意識しながら無理なく実施することが大切です。

実施内容の検証

実施後に効果の検証を行い、実施内容に対して評価分析と改善策を行い、再度効率化を実施から検証までをサイクルする事で、効率的な業務を常に意識する習慣が定着します。

業務効率化に活用できるサービスやシステム・ツール

業務効率化をするうえで、効率化する目的と無駄な作業の基準をしっかりと定めことが大事になります。
また、業務を効率化するためにサービスやシステムを活用することも検討しましょう。

システム・ツール

ITシステム・ツールの導入を検討しましょう。
業務効率化を実現するための方法として効果を発揮します。しかし、システム・ツールの種類は多くなかには無料でも利用できるものもありますが、業務の内容とフィットしているのか、使い方がシンプルで各スタッフ活用できるのか調べる必要はあります。

アウトソーシング

業務をアウトソーシングすることも有効な方法です。
アウトソーシングをすることで、ノンコア業務に割いていたスタッフや時間をコア業務に集中させることができます。
また、事務業務関連などプロにアウトソーシングする事で、自社でするよりも質が向上するメリットがあります。

今回は業務効率化や業務改善の始め方について記載いたしました。

業務効率化をすることで作業時間のコストの削減、生産性の向上など様々なメリットがあります。また、働き方の多様化が進む現代には、企業の働きやすい環境が必要になっています。
今回の記事を参考にして頂き、効果の検証を繰り返し積重ねながら自社に適した改善策を見つけましょう。

自社で行う振込・支払の処理や請求書発行、会計帳簿の作成などの事務作業やバックオフィス業務を効率化したい、減らしたいなどのご要望がございましたら、初期費用ゼロにも関わらず、公認会計士事務所のノウハウで効率的で質の高いサービスをご提供するオンライン事務代行アウトソーシング『ジム楽』までお気軽にお問い合わせください。