中小企業にあったほうが良い規程やマニュアルって何だろう？ 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

規程やマニュアルという言葉を良く聞くけど、うちの会社はそんなものないけど、なくても良いの？とか、規程やマニュアルを作ってくれと上司に言われて困っている、といった方は是非今回のブログを読んでいってください。

１．規程やマニュアルの意味

規程やマニュアルとは、ずばり会社などの「組織のルール」のことを言います。経理規程といえば、経理の処理をする際のその会社のルールですし、就業規則ならば、その会社の従業員がその会社で働くにあたり守らなければならないルールのことです。社会通念上で、規定や規則などよく似た言葉が使われますが、ざっくり言うとすべて組織を適切に運営するためのルールのことです。

２．規程やマニュアルを設ける目的

規定やマニュアルを設ける目的は下記のようなものが挙げられます。

（１）会社などの組織をスマート導く指針とする

例えば、あなたの仕事の権限はこれで責任はこれ、と職務権限規程に明確に定められていると、社長はスタッフに叱咤激励をしやすくなります。営業が経理のいう事を聞かない場合も、経理は権限規程をもとに組織のルールでこうなっていると営業に強く主張することが可能となります。

（２）会社の品質を一定に保つ

マニュアルなどでは特にそうですが、ある程度細かな実務的な指針を記述化することにより、誰が行っても同じ品質を保つことができます。マクドナルドのオペレーションなどをイメージするとピッタリな例だと思います。

（３）やってはいけないこと禁止事項を列挙する

これをやったら首、という事項が必ず就業規則などには記載されています。一度あなたの会社のものをしっかりと見てみて下さい。

（４）係争の備える

ルールを定めて社内に周知した以上は、これを守らないスタッフがいればそれを解雇理由の大きな一つの要因と出来る可能性が高くなります。このように曖昧にして後々のもめ事を避けるために、はっきりと明確にルールを定めるという目的があります。

３．ビジネスシーンにおける規程やマニュアルの例

とても重要なものから、軽微なものまで様々なものがあります。下記では一例をピックアップします。

（１）定款

株式会社などを設立すると、会社の憲法ともいえる定款を必ず作成する必要があります。本店の所在地や役員の体制や決算日など、会社の重要な事項をここで定めて、かなり事項が登記事項となります。

（２）職務権限規程

営業本部長や営業部長、課長、管理本部長や経理部長や課長など、会社組織全ての部門や役職やポジションがどのような権限と責任を有しているのかをルール化したものです。本来はこれがないと各部門や責任者などが機能的に理論的に仕事をすることができませんが、社長に権限を集中し会社で起こっていることのほとんどを社長が掌握することができる中小企業には実質的には必要ありませんので、上場企業などでのみ整備運用されているケースがほとんどです。

（３）就業規則

こちらは従業員などがその会社で働くにあたり従うべきルールを定めたものです。何時から何時までが定時で、有給はどのように付与され、手当はどのようになっておりなど多岐に渡る事項が定められており、従業員が10名以上の組織はその作成と労働基準監督署への提出が義務付けられています。

（４）経理規程

経理の仕事全般についてのルールが定められています。経理の責任者やその管理事項、会計年度、帳簿の保存や預金の管理、各会計処理の基準や固定資産の管理や決算に関する事項などについてのルールです。これは上場会社などの一定以上の規模の会社で定められていることが一般的です。

４．中小企業にあった方が良い規程やマニュアルなどは？

上記で紹介したような規定は、法律で義務付けられているものを除いて、数十人以下の規模の組織ではあまり必要ありません。それを作ってメンテナンスする手間とコストに比べて、メリットがあまりないからです。なぜなら、ある意味社長が全部決めているところがあるからです。

一方で、中小企業の大きな弱みは、ほとんどのノウハウが暗黙知（目に見えない知識）となっていて、属人化（人に紐付いている。その人の脳みその中にしかない）していることです。なので、急に人が辞めた場合には残った人には内容が分からなかったり、引継ぎに大きな労力を要したりするケースが多いです。

かと言って、長々として規定やマニュアルを作るまでもありません。その代わりに、チェックリストなど形式に拘らずに簡単に作れる程度ではあるものの、事務作業などを実施すべきタスクや項目を列挙したり、その際の留意点などを文書化して、事務などの作業が漏れなく効率よく有効になされるような型的なフォーマットを組織として持っておくと、事務作業などの正確性や効率性を高めることが可能となります。

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