なぜ記帳をするの？必要性や注意点 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

「記帳」とは帳簿を作成することですが、それがなぜ必要なのかイマイチしっかり分かっていないかたも多いのではないでしょうか？今回は記帳とは何か、なぜ必要なのか、その留意点などについてお話します。

１．記帳とは会計帳簿を作成すること

記帳とは会計帳簿を作成することです。具体的に言うと、弥生会計などの会計ソフトに、領収書などの内容や銀行の通帳の内容を入力していくことを指します。

２．記帳でどのようなデータを入力するのか

記帳では、ビジネスに関係するお金の動きの情報をすべて会計ソフトに入力する必要があります。

（１）銀行の通帳の情報

まず一番メインになる情報が、その会社や個人事業主が口座を開いている銀行のお金の動き、すなわち銀行の通帳のデータです。売り上げがあがれば銀行の口座に売上金が入金されます。仕入先に仕入代金を支払えば銀行の口座から出金されます。給与の支払日になれば従業員などのスタッフに対して銀行の口座を通じて支払います。

このように、会社などのビジネスの動き、イコールお金の動きのメインは銀行の口座を通じて行われますので、記帳の際にはまず一番重要な情報源として扱われます。

（２）領収書の情報

次に分かりやすいのが、お客と飲食した場合の交際費の領収書や、プリンターを買った場合などの消耗品の領収書などです。お金支払った出て行った証拠が領収書となりますので、これを基に会計帳簿に入力、記帳をしていくことになります。

（３）クレジットカードの明細

法人クレジットなどのカードで支払をした場合は、これも当然、記帳の際に必要な情報となります。

３．なぜ記帳をする必要があるの？

なぜ記帳をする、会計帳簿を作成しなければならないのでしょうか？それは、社長などの経営者が会社の経営成績を把握するため、税金の計算をするため、銀行などのビジネスで関係する利害関係者に会社の経営成績を説明するためなどの理由によります。

（１）社長などの経営者が経営成績を把握するため

銀行の預金残高がどれくらいあるか分かれば、ある程度は会社の経営成績が分かりはしますが、それではあまりにもおおざっぱ過ぎます。

毎月や1年間でどれくらい売り上げがあって、それに対する粗利益がどれだけ残り、そこから人件費や広告宣伝費や地代家賃などの経費を支払った結果、利益としてどれだけ残ったのかを社長が把握できなければ、経営を上手に舵取りできません。

（２）税金の計算をするために

会社や個人事業主などは1年に一回の決算に基づいてどれだけ利益が出ていたかを計算し、利益に応じた税金を国に納める必要があります。そのためには、記帳、帳簿を作成して、利益を計算する必要があるのです。

（３）銀行などに決算書などの形で経営成績を伝えるため

銀行からお金を借りようとすると、過去3年の決算書と税金の申告書などの経営成績が分かる資料を提出する必要がありますし、お金を借りた後も、決算の度にこれらの資料の提出を求められます。

また、新しい仕入先と取引を開始する時や、帝国データバンクなどの信用調査会社からの依頼でも決算書や税金の申告書などの情報を求められます。そのためには、それらの基礎データとなる帳簿の作成が大前提となります。

４．記帳をする際の留意点

記帳、帳簿の作成を適切にするためには下記に留意する必要があります。

（１）すべての資料が揃っているか？

銀行の通帳や領収書、クレジットカードの明細などのすべての資料が揃っていないと適切に記帳することができません。領収書などは特に紛失してしまうリスクが高いので、適切に保管する仕組みを作る事が大事となります。

（２）数字などの入力を正確に保つ

通帳の出金額や領収書の金額などを間違えると、正しい帳簿が作成されないことになってしまいます。結果、経営者が適切に会社の経営成績を把握できなくなったり、税金の計算に誤りが発生してしまいます。

（３）勘定科目を正しく

売上高や広告宣伝費、消耗品などの勘定科目を間違えると、会社の経営情報としての精度が落ちることになりますし、税金の計算の誤りにもつながります。

５．記帳の頻度はどれくらいが良いのか

理想としては毎月記帳して、月次決算を行うことです。そうすることで毎月の経営成績を社長が把握することが可能となり、スピーディに経営の軌道修正を行うことができるからです。

決算は1年に一回行うことが会社法で義務付けられており、また税金の申告も同様ですので、すくなくとも1年に1回はすべての情報を記帳して決算を終わらせる必要があります。