ショート・カット・キーを使って事務の作業を効率化 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

今回は、使いこなせるととても便利、かつ、作業の効率化に役立つWindowsパソコンのショート・カット・キーのお話です。

ショート・カット・キーとは、Windowsパソコンのキーボードにある「Ctrl」「Alt」「Windowsマーク」「Esc」のキーなど、パソコンに慣れていない方はあまり使ったことが無いかもしれないキーの組み合わせで、色々な事ができる便利な機能を持ったキーのことです。

例えばエクセルやワードなどで文字のコピーして貼り付けを行う場合、マウスを使う場合では、
①マウスで文字を選択する
②右クリックをする
③表示されたオプション・メニューでコピーを選択する
④貼り付けをする場所・をクリックする
⑤マウスを右クリックする
⑥表示されたオプションメニューからコピーを選択する

以上の6ステップが必要になります。

一方で、ショート・カット・キーを使うと下記のようになります。
①マウスで対象となる文字を選択する
②「Ctrl」キーと「C」のキーボードを同時にクリックする
③貼り付けたい場所をクリックする
④「Ctrl」キーと「V」キーのキーボードを同時にクリックする

上記の4ステップで同じことが可能となり、たかが2ステップと思われるかもしれませんが、積み重なると作業の速さに雲泥の差が生まれます。

１．ファイルを完全削除

「Shift」キー ＋ 「Delete」キー

「Shift」キーを押しながらファイルを削除（「delete」キーを同時に押す）すると、ゴミ箱に経由せずに対象となったファイルは完全に削除されます。

２．シャットダウン、スリープ、再起動 

「Windows」キー ＋「 X」キーを同時に押した上で、

シャットダウン → 「U」キーを押す。
スリープ → 「S」キーを押す。
再起動 → 「R」キーを押す。

３．デスクトップ画面表示

「Windows」キー ＋ 「D」キーの同時押し。

デスクトップ画面が表示されます。その状態でもう一度「windows」キー ＋ 「D」キーでもとの状態に戻ります。

４．タスクの切り替え

「Alt」キー ＋「 Tab」キーの同時押し

タスクやアプリを切り替えることができます。

５．過去に使用した全てのタスクを表示

「Windows」キー ＋「 Tab」キーの同時押し

ウィンドウをデスクトップに表示して視覚的に選ぶことができます。

６．新しいデスクトップ画面を作成

「Windows」キー ＋ 「Ctrl」キー ＋ 「D」キーの同時押し

７．デスクトップ画面の切り替え

「Windows」キー ＋「 Ctrl」キー ＋ 「矢印」キー の同時押し

８．タスクマネージャーの起動

「Ctrl」キー ＋「 Shift」キー＋「Esc」キーの同時押し

９．エクスプローラー(フォルダ)を開く

「Windows」キー ＋「 E」キーの同時押し

地味ですが、これはとても便利です。

１０．開いているフォルダやタブを閉じる

「Ctrl」キー ＋ 「W」キーの同時押し

 

これらのご紹介したショート・カット・キーの利用は、Chromeなどのブラウザーやエクセルやワードなどアプリケーションのタブなどを閉じるなど、総括的・汎用的に適用できるので、業務効率化の効果が非常に高いです。

覚えるのは少し大変かもしれませんが、一度覚えるとPCでの事務作業などが特段にスピードアップするので是非にお試しください。