メリットが多い!!請求書の電子化!! 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

経理代行、支払代行などのバックオフィス業務の代行サービスをしています、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」の西本です。

近年では、請求書の電子化する企業が増加してきました。電子化する事で業務の効率化や紙のコストを削減できるためです。そこで今回は、請求書を電子化するメリットと注意点について記載します。

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは請求書を、請求書発行システムやPDFなどデータ化する事で、メールなどで送付することが可能です。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化する事で多くのメリットが存在します。

業務効率化

請求書を電子化することで、紙で行われていた請求書関連の事務業務を効率化できます。
さらに、請求業務で行われていた印刷、封入、発送と手間と時間がかかる作業の削減になります。

また、過去に発行した請求書も電子化することでデータとして保存されるため、再発行なども速やかにすることができます。

コスト削減

請求書の電子化をすることで、紙の請求書で必要な用紙代、インク代、発送代の大幅な削減になります。

請求書の訂正

請求書の訂正があった場合に、紙では修正や再発行に時間と手間がかかっていたところを、電子化にする事で、Excelなどですぐに修正や再発行が可能になり従来の方法よりもスムーズに対応ができます。

在宅ワークに対応

電子化にしておくと、Web上でやり取りが可能になるため、在宅ワーク中でも確認や承認作業が滞ることなくスムーズに業務を進める事ができます。

請求書を電子化する注意点

請求書の電子化にあたっての注意点について記載いたします。

紙の請求書を希望

請求書の電子化は普及しているものの、取引先によっては電子請求書ではなく紙の請求書を希望される企業もあります。また、請求書の電子化に抵抗がある企業もあるので取引先によっては紙の請求書を発行するなど柔軟な対応が必要です。

システムの導入コスト

請求書発行システムを導入して請求業務の一元化をする場合には、導入初期費用、月額料金などランニングコストが発生します。
システムを導入する前に、導入時のコストまた、システムを導入したことによって削減できるコストの検討することが重要になってきます。

請求書を電子化の法律

請求書を電子化するにあたって知っておく法律は電子帳簿保存法です。

また、請求書や領収書などの国税関係帳簿書類を電子化して保存することを認めている法律が電子帳簿保存法になります。

以上が、請求書の電子化のメリットと注意点について記載いたしました。
注意点はあるものの、請求書の電子化によって紙で行っていた請求書の作成業務が効率化され速くなり、さらに経費の削減ができるなどメリットが多くあります。
今回の記事を参考に請求書の電子化を検討して頂けると幸いです。

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