事務の作業の効率性が確実に上がる習慣 【オンライン事務代行アウトソーシング・サービス 『ジム楽』ブログ】

事務や経理の代行のプロフェッショナル、オンライン事務代行アウトソーシング・サポート「ジム楽」のコッティです。

領収書の内容を会計ソフトに入力するなどのベタな事務作業から、経営計画の作成などの高度なタスクと、会社の本社機能であるバックオフィス業務は多岐に渡りますが、ちょっとしたコツでオフィス業務の効率性を大きく高めることが可能です。

１．領収書などの紙の資料を広げる必要のある仕事は広い机で行う

これは、20年以上前の会計士に成りたてのころに、先輩から教えてもらったことなのですが、とても有効な方法です。例えば、領収書の整理や、会計ソフトへの入力の際には、大量の枚数の領収書を広げて、科目ごとに分類するとしてホッチキスでとめてしまい、その後にまとめてエクセルや会計ソフトへの入力を行うと、とても効率的にスピーディに作業を終わらせることができます。

しかし、大量の領収書を科目ごとに分けるという作業を行う時に、スペースのあまりない狭い机のうえでこの作業を行ってしまうと、分けた後の領収書などが重なるなどして、作業に時間がかかり、また、間違いのもとにもなります。

これを避けるには、なんしか広いスペースがある机のうえで作業をすることです。そうするとめいいっぱい領収書を広げることが可能となり、さくさくとスピーディかつ正確に分類作業を終わらせることが可能となります。

わたしのオフィスでは、4名ほどが十分にスペースを持って座れる大机をいくつかイケアで買っています。ゆったりした気分で仕事ができるので、事務の作業の効率性はアップし、ビジネスを加速する有意義なアイデアが生まれる可能性も高いかもしれませんよ。

２．綺麗すぎる細かすぎる避ける

細かく精緻なことは良いことだと思いますが、ビジネスの正解は常に利益とコストの天秤が必要なので、タスクや作業の目的に応じるレベルで仕事を進めることが大事です。

（１）領収書はノートに貼らなくて良い

領収書を綺麗にノートなどに貼っているという経理関係のかたも多いと思いますが、まったく必要ありません。領収書を保管ファイリングする目的は、後日、内容を再確認する必要がある時に、それなりの手間で該当する目当ての領収書を検索できる、ピックアップできることです。中小企業では、税金の調査、税務調査が典型的なその例です。

ならば、時間と手間をかけて領収書をノートに貼る作業を行う必要はありません。お勧めしているのは、こういうやり方です。月ごとに分けられた領収書をクリアファイルか封筒などに月ごとに入れておき、1年ぶんの12個のそのファイルをさらに大きなファイルに入れておけば、税務調査などがあった際には十分に役割を果たせます。

（２）社内の事務仕事などの作業用に使う資料の見た目には拘らない/印刷することを前提としない

チェックリスト的なものや、議事録のようなものやメモなど、見た目の綺麗さにこだわって作ると手間と時間を要します。また、印刷することを前提とすると、印刷がきちんとできるように調整する手間と時間が必要となります。

印刷は基本しない、という前提で、見た目よりも、確実に漏れなく重複なくスピーディに事務の作業ができるようなエクセルなどの資料を作り、利用して、少しずつブラッシュアップしていきましょう。

３．紙の資料はすぐ捨てる、もしくは、データ化する

税務署、県税事務所、市税事務所、ハローワーク、年金事務所などの官庁関係から大量の紙の資料があなたの会社に届いていることでしょう。さらに仕入先やお客さんとのやり取りの資料も大量に発生します。これらを紙のままで保管しておこうとすると、まず整理する必要がありますし、それをファイリングもしなければなりません。場所も取ります。

出来る限りすぐに受け取ったその場で判断して捨てましょう。判断が付かなければ、会計事務所や税理士事務所、社労士事務所などの専門家に聞けば教えてくれます。保管の必要があるものは、写メやPDFなどのデータで保管しておきましょう。

４．実施する必要のあるタスクや作業を頭の中で覚えておかない

パソコンの中に必要のないデータがたくさん入ったままで放置していると、パソコンの動きは確実に遅くなります。同じように、人間の頭のなかも色々と覚えておかないといけないことがあると、動きが悪くなり、スピードを持った思考や、柔軟な創造的な発想などが阻害されます。

出来る限り頭の中を空っぽにすることで、頭は冴え、思考の回転速度は速くなり、集中力は増し、柔軟で発想豊かに仕事がすることが可能となります。もちろんプライベートもです。

Googleカレンダーなどでのタスクや作業のスケジュール化、自分宛に伝言メールを打つ、メモを持ち歩く、などの工夫で、頭を最大限空っぽにすることが可能となります。

いかがでしたか？当たり前のことばかりかもしれませんが、ちょっとずつ試してみて下さい。確実に事務の作業が効率化され、正確性もアップすることをお約束します。

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